Умный ресторан |  Ноябрь 2016

KPI для закупщиков

Как зарядить команду службы поставки на результат

KPI для закупщиков
Гвоздовская Виолетта
Активно практикующий управленец ресторанами и ресторанными сетями, преподаватель первого он-лайн университета ресторанного бизнеса Welcomepro.ru, автор книг «Управление рестораном, который любит прибыль» и «Управление рестораном, который любит гостей»

Качество поставок напрямую зависит от наличия четко сформулированных задач службы поставки и грамотно выстроенной системы мотивации в этой сфере деятельности ресторана.

Для начала нужно определиться с функционалом сотрудников, ответственных за закупку. Их задача — приобретать для заведения товар требуемого качества по оптимальной цене в необходимом для компании количестве и в должный срок.


КАЧЕСТВО 

В первую очередь это соответствие органолептическим свойствам, которые заявил шеф-повар. Они обозначаются при создании блюда, когда вы дегустируете его и утверждаете вкус. Именно тогда вы закладываете ориентиры, определяющие качество исходного продукта. В принципе, отношение к продукту — это стратегическая позиция создателя ресторана. С ней стоит разобраться «на берегу», а то получится, что ваш закупщик решает, какая у вас политика — брать получше или подешевле. Дайте ориентир людям — про что ваш проект.

Органолептика входящего продукта — это не только цвет, вкус и запах. Часто это названия торговых марок, вес, тип упаковки, размеры и пр. В общем, если шеф-повар не имеет возможности закупать товар сам, он должен научить выбирать верный продукт закупщика, кладовщика, су-шефа, то есть всю команду, которая будет приобретать и принимать товар в ресторане. Особенно это актуально для сетевых проектов.

Добиться стабильности в работе команды поставок помогают формализация требований к продукту и создание документа, который часто называют «Лист утвержденных продуктов» (ЛУП). Формирует и корректирует список создатель меню — шеф-повар, ответственный за вкус подаваемых в заведении блюд. Для сотрудников отдела поставки такой документ становится руководством к действию. Рекомендую описание продуктов из ЛУП вносить в спецификации к договорам с поставщиками, обсуждать с ними характеристики товара и возможные штрафные санкции в случае нарушения требований.

Если продолжить разговор про качество товара, то стоит упомянуть сроки годности. Операционная деятельность упрощается, если они составляют не более 2/3 от полного срока. Конечно, кто-то скажет, что это очень комфортные условия. Отвечу — почему нет. Если поставить перед ответственным за закупки сотрудником такую задачу и фокусировать его внимание на этом параметре, то это будет отражено в договоре с поставщиками.

Когда речь идет о качестве товара, ни в коем случае не стоит забывать о санитарии и гигиене. Все помнят серии скандалов из-за некачественных мяса и рыбы. В СМИ на все лады муссировалась тема нерадивых рестораторов, не умеющих соблюдать санитарные нормы. Но по факту всем было понятно — подвели поставщики. Если поставщик не умеет правильно хранить и транспортировать товар, не заботится о соблюдении норм санитарии и гигиены, страдает ресторатор. Поэтому важно в отношениях с поставщиками зафиксировать их ответственность в этой области.

Еще один важный параметр качества продукта в ресторанном бизнесе — это коэффициент отхода (КО) товара, который подвергается переработке. Безусловно, покупать товар с 10-процентным КО по 500 рублей за килограмм выгоднее, чем аналогичный, но с 30-процентным КО и за ту же цену. Поэтому важно поставить задачу службе закупа разъяснить поставщикам данную особенность ресторанного бизнеса. Хорошо если вы передадите своему закупщику подготовленный шеф-поваром список продуктов, на которые важно зафиксировать с поставщиком определенный КО как показатель качества, а значит, и цены. В таком случае у вашего сотрудника появится основа для переговоров на эту тему. Не будьте пассивны, используйте всю силу логики и убеждайте производителей товара становиться вашими бизнес-партнерами.

Экономическими показателями по этой теме могут быть:

  1. изменение коэффициентов отхода на ключевые товарные позиции;

  2. количество своевременно удовлетворенных рекламаций по качеству сырья.

Хочется отметить, что споры менеджера по закупкам и шеф-повара на предмет качества товара бессмысленны. Шеф — всегда заказчик, закупщик — всегда исполнитель. Первый должен уметь прозрачно, четко, ясно формулировать задачу; последний — внимательно слушать, понимать и реализовывать запрос.


ЦЕНА 

Оптимальность стоимости поставляемых в ресторан товаров может оказаться сложным показателем, если вы не оговорите правила. Помогает мониторинг рынка по ценам. Важно понимать, что делать его нужно эффективно, стоит использовать информацию по ценам в крупных гипермаркетах. Иногда целесообразно провести независимый обзор цен, не привлекая сотрудников, ответственных за закупки, и, если после такой проверки вы обнаружите в своем регионе товар требуемого вам качества по более выгодной цене, это даст вам серьезный повод задуматься о качестве работы вашего закупщика и его компетентности.

Поддерживать актуальность закупочных цен помогают тендеры, особенно если они открытые, на доступных для всех онлайн-площадках. Не верьте утверждениям менеджера по закупкам о том, что вам уже предлагают лучшие цены, так как вы хорошо известны на рынке. Я на собственном опыте убедилась, что регулярная демонстрация открытости для новых отношений с поставщиками отлично бодрит существующих партнеров и дает возможность познакомиться с теми, кому по каким-то причинам доступ в вашу компанию был закрыт.

Обязательно не реже двух раз в год проводите встречи с руководством ключевых компаний — поставщиков сырья. Выиграть можете дважды: и скидку получить, и про отношения между вашими компаниями узнать, и, если понадобится, сразу же откорректировать ситуацию.
Максимально эффективная организация всех процессов повышает экономическое благосостояние компании

Работа с рынками и покупки за наличные требуют повышенного внимания и контроля со стороны менеджмента. Рекомендуется посещать рынки, снимать цены, там, где можно, строить отношения напрямую с предпринимателями. Поверьте, цены и качество продуктов на рынках тоже можно держать под контролем, и есть все возможности мониторить качество работы закупщиков даже на таких площадках.

Отсрочка платежа тоже является интересным параметром, который не все службы закупа обучены считать. Дайте им в руки инструмент расчета для проведения качественных переговоров. Если процесс с отсрочкой платежа в вашей компании полностью отдан на откуп порядочности закупщика, проверяйте его хотя бы раз в полгода. Предоставляемые одним и тем же поставщиком отсрочки разным заказчикам могут очень отличаться друг от друга, и мастерство менеджера по закупкам как раз и заключается в способности добиться самых выгодных условий.

Бонусы от поставщиков — это отдельный показатель эффективности труда сотрудников отдела закупок. Эти поощрения от партнеров за объемы заказов тоже нужно уметь считать, прежде чем принимать решение о сотрудничестве. Ваша позиция должна быть одна: вы — за бонусы, но только все они должны поступать в компанию, а ни в коем случае в карман ваших сотрудников.

Экономическим показателем по этой теме может быть анализ изменения входной цены от периода к периоду на один и тот же товар и на товарную группу: либо команда закупок заработала вам денег на этой неделе, либо вы понесли убытки из-за их некачественной работы по контролю входной цены.


КОЛИЧЕСТВО

Эффективное количество закупки определяется по показателю ликвидности складских запасов.

Ликвидность рассчитывается по формуле:

товарный остаток (на данный момент) : проходимость за период (месяц, день) = ликвидность (месяц, дни).

Данный показатель важно анализировать отдельно по каждой позиции. Необходимо работать над контролем ликвидности и по каждому ресторану, и по центральному складу компании. Заявку на закупку товара стоит проверять в сравнении с показателями ликвидности товара на складах и только после этого высылать поставщику. Помните: высокая ликвидность возникла не по причине того, что один раз взяли много, а потому, что ресторан систематически заказывает лишнее.

Неаккуратная работа с расчетов объема закупа может привести как к излишкам, так и к нехватке товара. Первый случай приведет к порче товара, второй — к запаре и стоп-листу.
ТОП-10 способов увеличить прибыль в запару

Для того чтобы показатель ликвидности стал экономическим KPI команды закупок, важно пояснить им, когда она становится оптимальной и рабочей для компании, а когда нет. Предлагаю отталкиваться от сроков годности товара и отсрочки платежа. Точно не стоит брать товара больше, чем вы успеете продать до окончания срока годности, а также на срок больше, чем у вас есть отсрочка платежа.


СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ПОСТАВОК 

Графики поставки товара, как по дням недели, так и по времени завоза, являются неотъемлемой задачей команды службы закупок и показывают, умеют ли сотрудники в переговорах с поставщиками учитывать интересы компании.

Отчеты по стоп-листам легко и просто покажут, все ли в порядке со своевременностью поставки сырья. Их стоит получать ежедневно, с пояснениями причин от каждого ресторана. Стоп-лист должен быть устранен до открытия ресторана. Кто виноват и что с этим делать, важно и нужно разобрать, чтобы ошибка не повторялась. Но прежде всего вам важно заложить культуру работы без стоп-листов в ресторанах вашей компании, а для этого проще всего нацелить закупщика на контроль этого параметра и максимально быстрое устранение недоработок.

Помните, что систематические ежемесячные сверки с поставщиками позволят гарантировать порядок в системе закупа, обезопасят от воровства.

Самый простой критерий качества работы вашей службы поставок — это периодические жалобы на сотрудников со стороны поставщиков. Если последние недовольны, вы можете спать спокойно — ваши закупщики крепко стоят на защите интересов компании.



Опубликовано:
17/11/2016

Рекомендуем

Менеджмент

Новобранец без стресса

Как помочь новичку адаптироваться на рабочем месте
Рекомендации

Внедрить ХАССП

Условия, гарантирующие стабильный выпуск безопасной продукции
Рекомендации

Готовый бизнес?

Как не ошибиться при покупке готового ресторана
Маркетинг

Искусство CRM

Система управления взаимоотношениями с потребителями — важнейшее направление работы в ресторанном бизнесе
Рекомендации

Система качества ХАССП

Что это такое, и как с этим работать
Менеджмент

Закон урожая

...что посеешь, то и пожнешь. Воспитание и обучение персонала