Умный ресторан |  Ноябрь 2016

KPI для закупщиков

Как зарядить команду службы поставки на результат

KPI для закупщиков
Гвоздовская Виолетта
Активно практикующий управленец ресторанами и ресторанными сетями, преподаватель первого он-лайн университета ресторанного бизнеса Welcomepro.ru, автор книг «Управление рестораном, который любит прибыль» и «Управление рестораном, который любит гостей»

Качество поставок напрямую зависит от наличия четко сформулированных задач службы поставки и грамотно выстроенной системы мотивации в этой сфере деятельности ресторана.

Для начала нужно определиться с функционалом сотрудников, ответственных за закупку. Их задача — приобретать для заведения товар требуемого качества по оптимальной цене в необходимом для компании количестве и в должный срок.


КАЧЕСТВО 

В первую очередь это соответствие органолептическим свойствам, которые заявил шеф-повар. Они обозначаются при создании блюда, когда вы дегустируете его и утверждаете вкус. Именно тогда вы закладываете ориентиры, определяющие качество исходного продукта. В принципе, отношение к продукту — это стратегическая позиция создателя ресторана. С ней стоит разобраться «на берегу», а то получится, что ваш закупщик решает, какая у вас политика — брать получше или подешевле. Дайте ориентир людям — про что ваш проект.

Органолептика входящего продукта — это не только цвет, вкус и запах. Часто это названия торговых марок, вес, тип упаковки, размеры и пр. В общем, если шеф-повар не имеет возможности закупать товар сам, он должен научить выбирать верный продукт закупщика, кладовщика, су-шефа, то есть всю команду, которая будет приобретать и принимать товар в ресторане. Особенно это актуально для сетевых проектов.

Добиться стабильности в работе команды поставок помогают формализация требований к продукту и создание документа, который часто называют «Лист утвержденных продуктов» (ЛУП). Формирует и корректирует список создатель меню — шеф-повар, ответственный за вкус подаваемых в заведении блюд. Для сотрудников отдела поставки такой документ становится руководством к действию. Рекомендую описание продуктов из ЛУП вносить в спецификации к договорам с поставщиками, обсуждать с ними характеристики товара и возможные штрафные санкции в случае нарушения требований.

Если продолжить разговор про качество товара, то стоит упомянуть сроки годности. Операционная деятельность упрощается, если они составляют не более 2/3 от полного срока. Конечно, кто-то скажет, что это очень комфортные условия. Отвечу — почему нет. Если поставить перед ответственным за закупки сотрудником такую задачу и фокусировать его внимание на этом параметре, то это будет отражено в договоре с поставщиками.

Когда речь идет о качестве товара, ни в коем случае не стоит забывать о санитарии и гигиене. Все помнят серии скандалов из-за некачественных мяса и рыбы. В СМИ на все лады муссировалась тема нерадивых рестораторов, не умеющих соблюдать санитарные нормы. Но по факту всем было понятно — подвели поставщики. Если поставщик не умеет правильно хранить и транспортировать товар, не заботится о соблюдении норм санитарии и гигиены, страдает ресторатор. Поэтому важно в отношениях с поставщиками зафиксировать их ответственность в этой области.

Еще один важный параметр качества продукта в ресторанном бизнесе — это коэффициент отхода (КО) товара, который подвергается переработке. Безусловно, покупать товар с 10-процентным КО по 500 рублей за килограмм выгоднее, чем аналогичный, но с 30-процентным КО и за ту же цену. Поэтому важно поставить задачу службе закупа разъяснить поставщикам данную особенность ресторанного бизнеса. Хорошо если вы передадите своему закупщику подготовленный шеф-поваром список продуктов, на которые важно зафиксировать с поставщиком определенный КО как показатель качества, а значит, и цены. В таком случае у вашего сотрудника появится основа для переговоров на эту тему. Не будьте пассивны, используйте всю силу логики и убеждайте производителей товара становиться вашими бизнес-партнерами.

Экономическими показателями по этой теме могут быть:

  1. изменение коэффициентов отхода на ключевые товарные позиции;

  2. количество своевременно удовлетворенных рекламаций по качеству сырья.

Хочется отметить, что споры менеджера по закупкам и шеф-повара на предмет качества товара бессмысленны. Шеф — всегда заказчик, закупщик — всегда исполнитель. Первый должен уметь прозрачно, четко, ясно формулировать задачу; последний — внимательно слушать, понимать и реализовывать запрос.


ЦЕНА 

Оптимальность стоимости поставляемых в ресторан товаров может оказаться сложным показателем, если вы не оговорите правила. Помогает мониторинг рынка по ценам. Важно понимать, что делать его нужно эффективно, стоит использовать информацию по ценам в крупных гипермаркетах. Иногда целесообразно провести независимый обзор цен, не привлекая сотрудников, ответственных за закупки, и, если после такой проверки вы обнаружите в своем регионе товар требуемого вам качества по более выгодной цене, это даст вам серьезный повод задуматься о качестве работы вашего закупщика и его компетентности.

Поддерживать актуальность закупочных цен помогают тендеры, особенно если они открытые, на доступных для всех онлайн-площадках. Не верьте утверждениям менеджера по закупкам о том, что вам уже предлагают лучшие цены, так как вы хорошо известны на рынке. Я на собственном опыте убедилась, что регулярная демонстрация открытости для новых отношений с поставщиками отлично бодрит существующих партнеров и дает возможность познакомиться с теми, кому по каким-то причинам доступ в вашу компанию был закрыт.

Обязательно не реже двух раз в год проводите встречи с руководством ключевых компаний — поставщиков сырья. Выиграть можете дважды: и скидку получить, и про отношения между вашими компаниями узнать, и, если понадобится, сразу же откорректировать ситуацию.
Максимально эффективная организация всех процессов повышает экономическое благосостояние компании

Работа с рынками и покупки за наличные требуют повышенного внимания и контроля со стороны менеджмента. Рекомендуется посещать рынки, снимать цены, там, где можно, строить отношения напрямую с предпринимателями. Поверьте, цены и качество продуктов на рынках тоже можно держать под контролем, и есть все возможности мониторить качество работы закупщиков даже на таких площадках.

Отсрочка платежа тоже является интересным параметром, который не все службы закупа обучены считать. Дайте им в руки инструмент расчета для проведения качественных переговоров. Если процесс с отсрочкой платежа в вашей компании полностью отдан на откуп порядочности закупщика, проверяйте его хотя бы раз в полгода. Предоставляемые одним и тем же поставщиком отсрочки разным заказчикам могут очень отличаться друг от друга, и мастерство менеджера по закупкам как раз и заключается в способности добиться самых выгодных условий.

Бонусы от поставщиков — это отдельный показатель эффективности труда сотрудников отдела закупок. Эти поощрения от партнеров за объемы заказов тоже нужно уметь считать, прежде чем принимать решение о сотрудничестве. Ваша позиция должна быть одна: вы — за бонусы, но только все они должны поступать в компанию, а ни в коем случае в карман ваших сотрудников.

Экономическим показателем по этой теме может быть анализ изменения входной цены от периода к периоду на один и тот же товар и на товарную группу: либо команда закупок заработала вам денег на этой неделе, либо вы понесли убытки из-за их некачественной работы по контролю входной цены.


КОЛИЧЕСТВО

Эффективное количество закупки определяется по показателю ликвидности складских запасов.

Ликвидность рассчитывается по формуле:

товарный остаток (на данный момент) : проходимость за период (месяц, день) = ликвидность (месяц, дни).

Данный показатель важно анализировать отдельно по каждой позиции. Необходимо работать над контролем ликвидности и по каждому ресторану, и по центральному складу компании. Заявку на закупку товара стоит проверять в сравнении с показателями ликвидности товара на складах и только после этого высылать поставщику. Помните: высокая ликвидность возникла не по причине того, что один раз взяли много, а потому, что ресторан систематически заказывает лишнее.

Неаккуратная работа с расчетов объема закупа может привести как к излишкам, так и к нехватке товара. Первый случай приведет к порче товара, второй — к запаре и стоп-листу.
ТОП-10 способов увеличить прибыль в запару

Для того чтобы показатель ликвидности стал экономическим KPI команды закупок, важно пояснить им, когда она становится оптимальной и рабочей для компании, а когда нет. Предлагаю отталкиваться от сроков годности товара и отсрочки платежа. Точно не стоит брать товара больше, чем вы успеете продать до окончания срока годности, а также на срок больше, чем у вас есть отсрочка платежа.


СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ПОСТАВОК 

Графики поставки товара, как по дням недели, так и по времени завоза, являются неотъемлемой задачей команды службы закупок и показывают, умеют ли сотрудники в переговорах с поставщиками учитывать интересы компании.

Отчеты по стоп-листам легко и просто покажут, все ли в порядке со своевременностью поставки сырья. Их стоит получать ежедневно, с пояснениями причин от каждого ресторана. Стоп-лист должен быть устранен до открытия ресторана. Кто виноват и что с этим делать, важно и нужно разобрать, чтобы ошибка не повторялась. Но прежде всего вам важно заложить культуру работы без стоп-листов в ресторанах вашей компании, а для этого проще всего нацелить закупщика на контроль этого параметра и максимально быстрое устранение недоработок.

Помните, что систематические ежемесячные сверки с поставщиками позволят гарантировать порядок в системе закупа, обезопасят от воровства.

Самый простой критерий качества работы вашей службы поставок — это периодические жалобы на сотрудников со стороны поставщиков. Если последние недовольны, вы можете спать спокойно — ваши закупщики крепко стоят на защите интересов компании.



Опубликовано:
17/11/2016

Рекомендуем

Рекомендации

Ноль отходов

Как повара в разных странах поддерживают движение zero waste
Маркетинг

Эффективный SMM

Топ-10. Основные правила эффективного продвижения в социальных сетях
Рекомендации

На финишной прямой

Нештатные ситуаци на последних этапах запуска ресторана в торговом центре
Рекомендации

KPI: за и против

Современная система управления
Рекомендации

Долой посредников

Мы по-прежнему надеемся на каких то людей, которые помогут решить наши проблемы. А ведь ситуация изменилась
Рекомендации

Чистота и безопасность

5 советов по снижению продуктовых рисков от Chipotle Mexican Grill