Умный ресторан |  Ноябрь 2016

Система закупки еды и напитков

Главы из книги Натальи Богатовой «Хочу такой ресторан! От мечты до открытия»

Система закупки еды и напитков
Богатова Наталья
Сооснователь агентства интернет-рекламы и маркетингового консалтинга Create It GROUP

ВЫБРАТЬ ПОСТАВЩИКОВ ПРОДУКТОВ И НАПИТКОВ ДО ОТКРЫТИЯ РЕСТОРАНА

Партнеров по поставке продуктов выбирает шеф-повар, по поставке напитков — управляющий. Всегда встает вопрос: лучше иметь одного поставщика и брать все у него или же найти много мелких, каждый из которых будет поставлять определенные продукты? Я бы рекомендовала проанализировать рынок и составить список поставщиков, которые вам подходят, имея на каждую позицию не меньше двух. Если один поставщик решит немотивированно поднять цены или у него случится перебой в поставках, у вас в запасе будет альтернатива. Кроме того, проще вести переговоры о цене, если есть другие варианты, к которым можно апеллировать.


КРУПНЫЙ ПОСТАВЩИК ИМЕЕТ СЕРЬЕЗНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

  • быстрее происходит заказ и поставка товара, тратится меньше времени на логистику

  • ассортимент и возможности большого поставщика шире

  • крупный поставщик, как правило, надежнее

  • можно получить скидку от объема, если брать все в одном месте

  • меньше провалов в ассортименте, так как у крупного поставщика есть возможность держать товарный запас.

Маленькие поставщики хороши тем, что могут привозить или изготавливать эксклюзивную продукцию, особенно если ваши объемы будут им интересны.

Органолептика входящего продукта — это не только цвет, вкус и запах

ОПРЕДЕЛИТЬ, КТО БУДЕТ ЗАНИМАТЬСЯ ЗАКАЗАМИ ПОСЛЕ ТОГО, КАК ПОСТАВЩИКИ ВЫБРАНЫ

В одних ресторанах шеф-повара лично ездят на рынок и выбирают продукты на день, в других этот процесс формализован, все привозится по заранее согласованному графику в определенном количестве. Безусловно, это зависит от уровня заведения, проходимости и других факторов. Однако, следует помнить: чем больше неконтролируемых закупок вы даете определенному человеку, тем выше должен быть уровень доверия к нему, ведь вероятность сговора и воровства при поставках в ресторан крайне велика.


ОЦЕНИТЬ СКЛАДСКИЕ МОЩНОСТИ

Нужно рассчитать, какое количество товара помещается у вас на складе и сделать финансовый анализ, чтобы понять, что для вас выгднее: забирать сразу большой объем по низкой цене или покупать дороже, но небольшими партиями, на 2–3 дня. Имея хорошие отношения с поставщиками, вы можете заранее узнать, когда будет повышена цена, и оплатить товар, который останется у поставщика, а вы будете забирать продукцию по мере необходимости. Я неоднократно использовала подобные договоренности, когда у меня в управлении одновременно было 11 заведений, и наша экономия становилась существенной.


ИЗБЕГАТЬ ЗАТАРИВАНИЯ

Однако затаривание тоже ничего хорошего заведению не дает, особенно когда покупаются продукты с низкой проходимостью либо скоропортящиеся. Бывает, что старший бармен после объявления конкурса или акции какой-либо алкогольной компанией перетаривает бар и замораживает средства заведения ради получения личного бонуса или бесплатного алкоголя. За этим необходимо тщательно следить и не упускать такие вещи на самотек7


НАЛАДИТЬ СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ

Систему учета должен проверять человек, не задействованный непосредственно в системе заказа и приемки товара. Например, управляющий передает документы бухгалтеру-калькулятору два раза в неделю. Калькулятор заносит приходы, происходит списание продуктов и напитков согласно калькуляционным картам. Раз в месяц производится инвентаризация, в которой принимает участие калькулятор. После инвентаризации фактические данные сверяются с данными, полученными из программы, анализируется каждое расхождение. Бухгалтер-калькулятор должен вдумчиво разбираться не только с недостачами, но и с излишками. Что должно вас насторожить после инвентаризации?

  1. Недостачи, кратные количеству бутылок, или по определенным видам продуктов из месяца в месяц

  2. Постоянные излишки по позициям, используемым в самых ходовых коктейлях

  3. Продукты и напитки «находятся» сразу после инвентаризации

  4. Себестоимость резко падает или возрастает без видимых причин.


Сверки с поставщиками, как правило, помогают разобраться с большинством вопросов. Возможна серьезная проблема и с пивной тарой, особенно если вы работаете в барном сегменте. Сверку по пивной таре желательно делать не реже одного раза в месяц, а лучше раз в неделю. Однажды я столкнулась с такой схемой злоупотребления: бармен вступил в сговор с торговым представителем пивной компании, в некоторые дни они подделывали подпись на второй фактуре, первую (подписанную от заведения) выбрасывали, кеги продавали, деньги забирали себе. Управляющая, которая не делала сверку вовремя, попыталась скрыть факт хищения и собрала с персонала деньги за недостающие кеги. Как известно, все тайное рано или поздно становится явным, то же самое произошло и в этом случае.


НЕ УПУСТИТЬ ВОЗМОЖНЫЕ БОНУСЫ

Закупка, особенно если ее делает сеть, может давать широкое поле для переговоров по дополнительным выгодам для ресторатора. Например, за использование продуктов/напитков именно этого поставщика и размещение его логотипа в своем меню вы можете претендовать на дополнительную скидку. Можно также получить свободный продукт для проведения совместных акций с поставщиками, при существенных объемах продаж можно рассчитывать на глубокие скидки, бонусы, ретробонусы, проведение совместных мероприятий и т.д. Многие заведения, которые мне приходилось консультировать, просто не задумывались о том, что можно провести переговоры, результатом которых станут дополнительные выгоды от работы с поставщиками.


Один из пунктов переговоров, и существенный, – это отсрочка платежа. Если правильно рассчитать товарные остатки, ресторан может по некоторым позициям вообще не вкладывать собственных средств, так как за счет отсрочки платежа оборачиваемость продуктов позволит рассчитываться за фактически реализованный товар. Обычно отсрочка составляет от 7 до 30 дней, в зависимости от товара и от поставщика.


Есть еще более интересная схема, которую я применяла с поставщиками дорогостоящих позиций по алкоголю. Мы договаривались о стоимости «витрины», то есть выбранных вин, которые поставщик привозил нам и за которые мы рассчитывались только после фактической реализации. Фактуры по реализации составлялись ежемесячно, после этого мы оплачивали себестоимость проданных бутылок.


Опубликовано:
17/11/2016

Рекомендуем

Маркетинг

Анализируй это!

Какие возможности открывают масштабные исследования рынка
Рекомендации

Растим маржу? Топ-10 слагаемых

Обращаем внимание на важнейшие детали и увеличиваем прибыль
Маркетинг

Приманка для гостя

Как добиться того, чтобы визит в ваше заведение стал приключением, о котором хочется рассказать всему миру?
Менеджмент

Марш энтузиастов

Профессионалы и гастроэнтузиасты - плюсы и минусы коллаборации
Маркетинг

Как продвигать ресторан во «ВКонтакте»?

Советы по «раскручиванию» заведения
Маркетинг

Критические ошибки. Советы с другой стороны

Что злит, обижает, раздражает ресторанных критиков?