Бюджетирование в ресторане: как правильно? Часть 1

Иногда слышишь: «Зачем мне все это знать, я же просто директор ресторана!». От этого «просто» коробит. Быть руководителем предприятия под названием «ресторан» очень даже непросто, если делать это достойно и качественно, а не просто приходить утром, гонять персонал, решать какие-то вопросы и уходить.

Управлять рестораном в том числе значит уметь управлять движением денежных средств в вашем бизнесе.

Некоторым управленцам кажется, что прибыль (из отчета о прибылях и убытках) должна быть показателем эффективности работы ресторана. Но она необязательно связана с деньгами. Это прибыль «в общем». Не она оплачивает счета компании. На одну лишь прибыль ориентироваться нельзя.

Чтобы работать, компании нужны деньги (cash). Ресторан может показывать прибыль от своей финансовой деятельности, но у вас может не быть достаточно денег.

Бюджетирование в ресторане: как правильно? Часть 2

Системами учета, контроля движения денежных средств являются:

• правила работы по созданию платежного календаря, правила формирования заявок на платежи;
• отчет движения денежных средств, он же Cash flow;
• план движения денежных средств, он же бюджет движения денежных средств (БДДС).

Управление рестораном, который любит прибыль

Платежный календарь (ПК)

Это документ, в котором отражается информация о том, что вы собираетесь заплатить (сумма) и кому (получатель платежа) в некий, определенный вами период.

Обычно платежный календарь делают еженедельно. Его собирают накануне будущей недели, чтобы увидеть и согласовать платежи. Платежный календарь является документом финансового менеджмента, по факту он не используется для финансового или экономического анализа.

Основным правилом формирования ПК является то, что он может и должен стать первым документом бюджетного контроля. У данного документа должны быть два ориентира, два ограничителя, на которые должен равняться данный документ: это операционный бюджет и обязательства компании перед поставщиками, подрядчиками, сотрудниками, банками, налоговой и проч.

У вас есть бюджет, по которому вы должны жить и которого должны придерживаться. И еще у вас есть возникшие обязательства (выставленные счета, договора, акты выполненных работ), по которым необходимо осуществлять платежи, перед подрядчиками, поставщиками и партнерами.

Для упрощения составления платежного календаря руководство предприятия и финансисты компании должны согласовать принципиальные правила приоритетности платежей, то есть решить, что нужно всегда оплачивать в первую очередь, что — во вторую, а что — в третью.

Статьи платежного календаря должны иметь высокую степень детализации, вплоть до указания наименований организаций, к которым должны уйти платежи. Но в отношении группировки и последовательности формирования данных они должны быть аналогичными статьям в отчете о прибылях и убытках, отчете по движению денежных средств. Это позволит делать быструю сверку.

В компании должны существовать правила по формированию заявок на платежи и их согласованию. Обычно заявки формируют руководители центров финансовой ответственности в указанные сроки, чтобы финансист (чаще всего казначей) смог свести сводный платежный календарь для согласования с руководителем компании или ресторана. Казначей должен проверить, все ли заявки поданы в соответствии с бюджетом, подтверждены ли они документально (есть ли счета, акты, договора).

Далее платежный календарь согласует руководитель предприятия, и только после этого платежи становятся возможными.

Мне встречались компании, финансисты которых упираются и не делают этот документ. Аргументы у всех одинаковые: трудоемко, топы не дают информацию вовремя, сам владелец или руководитель согласовывает одни платежи, а среди недели требует еще что-то, можно и без платежного календаря жить. Да, можно и счетами пользоваться на кассе, и программу производственного учета не ставить, а карточки от руки писать, но нужно ли? Ответ очевиден. Введение платежного календаря в компании наводит порядок не только в части финансового менеджмента и спокойствия с платежами, но и в формировании заявок на платежи и документообороте внутри компании.

Отчет по движению денежных средств (ДДС)

Это документ, в котором отражено движение денег за отчетный период. В нем указывается входящий денежный остаток, далее формируются все затраты и затем рассчитывается окончательный денежный остаток. Если суммировать все еженедельные платежные календари, может получиться отчет по движению денежных средств за месяц с высокой степенью детализации. Также ДДС описывает финансовую и инвестиционную деятельность ресторана, то есть там будут цифры по части обязательств перед кредитными институтами по выплате кредитов и процентов, все платежи по развивающим и инвестиционным проектам. В отчете ДДС будут отражены платежи, и по дивидендам в том числе. То есть в нем мы видим все без исключения движения денежных средств.

Иногда отчет ДДС называют Cash flow («денежный поток»). Такой подход к формированию отчета по движению денежных средств является прямым  (direct) методом формирования Cash flow.

Direct Cash flow формируется в два этапа

1-й этап. Денежные средства в начале периода + полученные от выручки деньги – деньги, уплаченные поставщикам товара и услуг, – деньги, уплаченные сотрудникам, – проценты, уплаченные компанией по полученным ранее кредитам, + проценты, полученные компанией по выданным ею займам (если есть), = движение денежных средств от основной деятельности.

2-й этап. Движение денежных средств от основной деятельности +/– движение денежных средств от инвестиционной деятельности +/– движение денежных средств от финансовой деятельности = баланс денежных средств на конец периода.

Прямой метод дает хорошее представление о том, что происходит с деньгами от операций.

Для тех, кому интересно копнуть глубже, есть метод косвенного (Indirect) формирования Cash flow.

Об этом читайте во 2-й части «Бюджетирование в ресторане: как правильно?».