Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов
Современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов
Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание
Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений
Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана
Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов. Он дает право на существование различных инструментов управления и анализа. Желание реальной оценки финансовой составляющей любого бизнеса приводит к необходимости ведения дополнительного вида учета на предприятии – управленческого учета.
Следует разобраться, какова целесообразность ведения управленческого учета и в чем его особенности:
-
иметь реальное представление обо ВСЕМ имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов;
-
принимать верные управленческие решения — правильные и адекватные отчеты позволяют руководителю в любой момент времени оценить рентабельность своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника и тп.;
-
контролировать расходы — все мы знаем, что расходы имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь ненужные расходы.
Подводя итог, управленческий учет — это учет реальных хозяйственных операций, всех финансов компании, проводимых и не проводимых, всего имущества, независимо от того, учтено ли оно на балансе или оформлено де-юре на кого-то из сотрудников, всех обязательств по всем юридическим лицам, входящим в состав холдинга.
Применительно к сетевому ресторанному бизнесу, стоит выделить несколько различных структур, каждая из которых предполагает различные задачи для управленческого учета:
-
Сети однотипных предприятий общественного питания
Фактически, это структура идентичных по своим процессам ресторанов или иных предприятий общепита, автоматизация управленческого учета в которой может быть обусловлена:
- проблемой с системой ведения учета: учет занимает много времени, учеты не достоверные (ошибки при ручном сборе данных, ввод данных в бухгалтерские и специализированные программы задним чистом, нет учета неучтенки)
- сложностью с планированием: невозможность вести и контролировать бюджет
- трудностью с консолидацией данных: унификация сбора данных из бухгалтерских и специализированных баз (1С:Бухгалтерия, iiko, R-Keeper, StoreHouse и другие)
-
Холдинги со сложной структурой, в которых присутствуют отдельные предприятия питания, однотипные и не однотипные сети, отдельные производства и пр.
- невозможность сбора данных из разнотипных бизнес-процессов для общей аналитики бизнеса
- сложность получения различных форм отчетности для нескольких акционеров
- необходимость сравнения аналитик по различным бизнес-процессам
- отсутствие управленческого баланса
Решение: единая система автоматического сбора данных и построения отчетов, то есть автоматизация управленческого учета. |
Почему стоит задуматься об автоматизации управленческого учета для сети ресторанов:
-
Достоверность и простота. Online-доступ к оперативной информации.
- Для принятия эффективных управленческих решений зачастую необходимо посмотреть отчеты сегодня и сейчас, например, аналитику по какой-либо акции, актуальности сезонного меню, выставление понедельных лимитов на оплату статей расходов и пр. При автоматизации управленческого учета есть возможность посмотреть все данные online, без задержек.
- Что касается достоверности: зачастую бухгалтера, калькуляторы и менеджерский состав может вносить/корректировать данные задним числом. Если учет не автоматизирован: данные отчетов после таких правок будут не верными.
- Как правило, собственнику нужен один отчет, умещающийся на одну страницу А4. Финансовому директору: важны все отчеты, в том числе детализированный отчет ОПУ и его контроль с помощью управленческого баланса. Управляющему сетью нужны более точные данные: дебиторская и кредиторская задолженность, аналитика по каждому ресторану сети, по периодам и другие. Данные для удобства прочтения каждого адресанта должны быть простыми и лаконичными. Автоматизация управленческого учета дает еще одно преимущество: возможность детализации каждой суммы в отчетах.
-
Консолидированная отчетность
Консолидированная финансовая отчетность занимает важное место в системе корпоративной отчетности любой крупной группы компаний или сети. Основная идея финансовой консолидации состоит в том, что она формируется по бизнесу в целом, при этом вся группа представляется так, как будто она является единым предприятием. Важно отметить, что методы консолидации применяются не только по отношению к материнским и дочерним компаниям, но и в некоторых других случаях. К таким случаям, в частности, относятся инвестиции в зависимые компании и совместная деятельность (когда несколько участников осуществляют экономическую деятельность, подлежащую совместному контролю).
Сложная задача состоит в том, чтобы предоставить каждому владельцу/совладельцу/инвестору/акционеру необходимую именно ему отчетность. Без автоматизации управленческого учета практически невозможно быстро и четко генерировать несколько вариаций отчетов.
-
Управленческий баланс.
Отчет о финансовом состоянии (управленческий баланс) – это рентгеновский снимок компании на определенный момент и дает ответы на вопросы:
насколько богата компания на сегодня? какая доля собственного капитала в активах компании? сколько долгов имеет компания? Управленческий баланс - это обязательная проверка хорошо знакомого всем отчета о прибылях и убытках (ОПУ). При ручном методе ведения управленческого учета мало кто утруждает себя дополнительной нагрузкой в виде управленческого баланса. При автоматизированном управленческом учете данные формируются автоматически.
-
Контроль. Аналитика в различных разрезах
Контроль и аналитика – это основные функции управленческого учета. Автоматизированный управленческий учет упрощает и конкретизирует эти процедуры.
Контроль финансовых показателей может быть осуществлен на различных уровнях и давать различные сведения адресантам. Самые востребованные к контролю в ресторанном бизнесе показатели:
- контрагенты: отчеты показывают кредиторскую задолженность по всем юридическим лицам (ведется единый справочник контрагентов по всем объектам), контролируют появление новых контрагентов, а, следовательно, позволяют избежать ненужных «благодарностей» сотрудников отдела закупок, а также оптимизируют цены на товары и услуги благодаря возможности единых существенных скидок на закупки.
- кредиторская задолженность: отчеты позволяют устанавливать лимиты на оплату статей расходов в зависимости от выручки прошлой недели, например:
- продукты – 25%;
- алкоголь – 10%;
- общехозяйственные – 2%
- маржинальная прибыль: отчеты явно показывают, когда необходимо пересмотреть цены на блюда в меню, технологические карты.
Аналитика в различных разрезах в автоматизированном учете занимает несколько секунд, а дает колоссальную информацию для управляющих и собственников: какое предприятие (или сеть) наиболее прибыльное и почему, как по году формируется график сезонности, какой из банкетных менеджеров более эффективный и другие.
-
Планирование
Бюджеты являются ключевым инструментом системы управленческого учета:
- предоставление необходимой информации руководству и собственникам для оперативного управления предприятием и принятия долгосрочных решений;
- исчисление фактической себестоимости продукции и отклонений от установленных норм, стандартов, планов, смет;
-планирование и контроль финансовой и хозяйственной деятельности, инвестиций, внедрения новых технологий.
Автоматизация управленческого учета позволяет видеть выполнение бюджетов, внебюджетные расходы и другие показатели, влияющие на принятие оперативных управленческих решений.
Комфортная стоимость автоматизации управленческого учета
Стоимость автоматизации управленческого учета индивидуальна и рассчитывается исходя из потребностей, количества юридических лиц, ЦФО и других параметров. Но есть одно важное правило:
Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства |
Обычно обращают внимание только на прямую экономию. Примеры такой экономии:
Блокирование бессмысленных трат.
После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен проанализировали прибыль в разрезе услуг и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на кофе в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к нормам загрузки рожка для кофе, а так же могут выпить «гостевой» кофе. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости неоплаченного клиентом кофе с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.
Контроль контрагентов.
Владелец сети японских ресторанов с доставкой после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку продуктов за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем ресторанам.
Уменьшение ФОТа сотрудников, занятых учетом.
В крупной российской сети ресторанов ведением управленческого учета занимались более 15 сотрудников с заработной платой около 90 000 рублей с учетом налогов. То есть траты на управленческий учет составляли 1 350 000 рублей в месяц без учета косвенных расходов. После автоматизации – только 6 сотрудников занимаются проверкой данных и контролем за сбором отчетности. Экономия составляет более 810 000 рублей ежемесячно.
Дополнительно рекомендуется учитывать экономию за счет комфорта руководителя и экономии времени сотрудников:
В одной крупной группе компаний (фактически, ресторанном холдинге) финансовый директор ежедневно тратил на построение управленческих отчетов 1.5 часа. Если учесть, что 1 час времени этого человека стоит около 2000 рублей, то ежемесячно потери составляли около 72 000 рублей. После автоматизации – время на формирование и чтение всех отчетов сократилось до 15-20 минут в день. То есть, экономия составила около 57 600 рублей в месяц, а удобство нельзя измерить.
Желаем успехов!
Искренне ваш, ООО «Финград – Управление финансами»
19/05/2017
По теме
Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание
Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений
Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана