ФинГрад |  Май 2017

Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

Современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов

Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов. Он дает право на существование различных инструментов управления и анализа. Желание реальной оценки финансовой составляющей любого бизнеса приводит к необходимости ведения дополнительного вида учета на предприятии – управленческого учета.


Следует разобраться, какова целесообразность ведения управленческого учета и в чем его особенности:

  • иметь реальное представление обо ВСЕМ имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов;

  • принимать верные управленческие решения — правильные и адекватные отчеты позволяют руководителю в любой момент времени оценить рентабельность своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника и тп.;

  • контролировать расходы — все мы знаем, что расходы имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь ненужные расходы.


Подводя итог, управленческий учет — это учет реальных хозяйственных операций, всех финансов компании, проводимых и не проводимых, всего имущества, независимо от того, учтено ли оно на балансе или оформлено де-юре на кого-то из сотрудников, всех обязательств по всем юридическим лицам, входящим в состав холдинга.

Применительно к сетевому ресторанному бизнесу, стоит выделить несколько различных структур, каждая из которых предполагает различные задачи для управленческого учета:

  1. Сети однотипных предприятий общественного питания

    Фактически, это структура идентичных по своим процессам ресторанов или иных предприятий общепита, автоматизация управленческого учета в которой может быть обусловлена:

    - проблемой с системой ведения учета: учет занимает много времени, учеты не достоверные (ошибки при ручном сборе данных, ввод данных в бухгалтерские и специализированные программы задним чистом, нет учета неучтенки)

    - сложностью с планированием: невозможность вести и контролировать бюджет

    - трудностью с консолидацией данных: унификация сбора данных из бухгалтерских и специализированных баз (1С:Бухгалтерия, iiko, R-Keeper, StoreHouse и другие)


  2. Холдинги со сложной структурой, в которых присутствуют отдельные предприятия питания, однотипные и не однотипные сети, отдельные производства и пр.

    - невозможность сбора данных из разнотипных бизнес-процессов для общей аналитики бизнеса

    - сложность получения различных форм отчетности для нескольких акционеров

    - необходимость сравнения аналитик по различным бизнес-процессам

    - отсутствие управленческого баланса

Решение: единая система автоматического сбора данных и построения отчетов, то есть автоматизация управленческого учета.


Почему стоит задуматься об автоматизации управленческого учета для сети ресторанов:

  1. Достоверность и простота. Online-доступ к оперативной информации.

    - Для принятия эффективных управленческих решений зачастую необходимо посмотреть отчеты сегодня и сейчас, например, аналитику по какой-либо акции, актуальности сезонного меню, выставление понедельных лимитов на оплату статей расходов и пр. При автоматизации управленческого учета есть возможность посмотреть все данные online, без задержек.

    - Что касается достоверности: зачастую бухгалтера, калькуляторы и менеджерский состав может вносить/корректировать данные задним числом. Если учет не автоматизирован: данные отчетов после таких правок будут не верными.

    - Как правило, собственнику нужен один отчет, умещающийся на одну страницу А4. Финансовому директору: важны все отчеты, в том числе детализированный отчет ОПУ и его контроль с помощью управленческого баланса. Управляющему сетью нужны более точные данные: дебиторская и кредиторская задолженность, аналитика по каждому ресторану сети, по периодам и другие. Данные для удобства прочтения каждого адресанта должны быть простыми и лаконичными. Автоматизация управленческого учета дает еще одно преимущество: возможность детализации каждой суммы в отчетах.



  2. Консолидированная отчетность

    Консолидированная финансовая отчетность занимает важное место в системе корпоративной отчетности любой крупной группы компаний или сети. Основная идея финансовой консолидации состоит в том, что она формируется по бизнесу в целом, при этом вся группа представляется так, как будто она является единым предприятием. Важно отметить, что методы консолидации применяются не только по отношению к материнским и дочерним компаниям, но и в некоторых других случаях. К таким случаям, в частности, относятся инвестиции в зависимые компании и совместная деятельность (когда несколько участников осуществляют экономическую деятельность, подлежащую совместному контролю).

    Сложная задача состоит в том, чтобы предоставить каждому владельцу/совладельцу/инвестору/акционеру необходимую именно ему отчетность. Без автоматизации управленческого учета практически невозможно быстро и четко генерировать несколько вариаций отчетов.



  3. Управленческий баланс.

    Отчет о финансовом состоянии (управленческий баланс) – это рентгеновский снимок компании на определенный момент и дает ответы на вопросы:

    насколько богата компания на сегодня? какая доля собственного капитала в активах компании? сколько долгов имеет компания? Управленческий баланс - это обязательная проверка хорошо знакомого всем отчета о прибылях и убытках (ОПУ). При ручном методе ведения управленческого учета мало кто утруждает себя дополнительной нагрузкой в виде управленческого баланса. При автоматизированном управленческом учете данные формируются автоматически.



  4. Контроль. Аналитика в различных разрезах

    Контроль и аналитика – это основные функции управленческого учета. Автоматизированный управленческий учет упрощает и конкретизирует эти процедуры.

    Контроль финансовых показателей может быть осуществлен на различных уровнях и давать различные сведения адресантам. Самые востребованные к контролю в ресторанном бизнесе показатели:

    - контрагенты: отчеты показывают кредиторскую задолженность по всем юридическим лицам (ведется единый справочник контрагентов по всем объектам), контролируют появление новых контрагентов, а, следовательно, позволяют избежать ненужных «благодарностей» сотрудников отдела закупок, а также оптимизируют цены на товары и услуги благодаря возможности единых существенных скидок на закупки.

    - кредиторская задолженность: отчеты позволяют устанавливать лимиты на оплату статей расходов в зависимости от выручки прошлой недели, например:


               - продукты – 25%;

               - алкоголь – 10%;

               - общехозяйственные – 2%


    - маржинальная прибыль: отчеты явно показывают, когда необходимо пересмотреть цены на блюда в меню, технологические карты.


    Аналитика в различных разрезах в автоматизированном учете занимает несколько секунд, а дает колоссальную информацию для управляющих и собственников: какое предприятие (или сеть) наиболее прибыльное и почему, как по году формируется график сезонности, какой из банкетных менеджеров более эффективный и другие.



  5. Планирование

    Бюджеты являются ключевым инструментом системы управленческого учета:

    - предоставление необходимой информации руководству и собственникам для оперативного управления предприятием и принятия долгосрочных решений;

    - исчисление фактической себестоимости продукции и отклонений от установленных норм, стандартов, планов, смет;

    -планирование и контроль финансовой и хозяйственной деятельности, инвестиций, внедрения новых технологий.


    Автоматизация управленческого учета позволяет видеть выполнение бюджетов, внебюджетные расходы и другие показатели, влияющие на принятие оперативных управленческих решений.


Комфортная стоимость автоматизации управленческого учета

Стоимость автоматизации управленческого учета индивидуальна и рассчитывается исходя из потребностей, количества юридических лиц, ЦФО и других параметров. Но есть одно важное правило:

Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства


Обычно обращают внимание только на прямую экономию. Примеры такой экономии:

Блокирование бессмысленных трат.

После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен проанализировали прибыль в разрезе услуг и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на кофе в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к нормам загрузки рожка для кофе, а так же могут выпить «гостевой» кофе. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости неоплаченного клиентом кофе с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.

Контроль контрагентов.

Владелец сети японских ресторанов с доставкой после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку продуктов за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем ресторанам.

Уменьшение ФОТа сотрудников, занятых учетом.

В крупной российской сети ресторанов ведением управленческого учета занимались более 15 сотрудников с заработной платой около 90 000 рублей с учетом налогов. То есть траты на управленческий учет составляли 1 350 000 рублей в месяц без учета косвенных расходов. После автоматизации – только 6 сотрудников занимаются проверкой данных и контролем за сбором отчетности. Экономия составляет более 810 000 рублей ежемесячно.


Дополнительно рекомендуется учитывать экономию за счет комфорта руководителя и экономии времени сотрудников:

В одной крупной группе компаний (фактически, ресторанном холдинге) финансовый директор ежедневно тратил на построение управленческих отчетов 1.5 часа. Если учесть, что 1 час времени этого человека стоит около 2000 рублей, то ежемесячно потери составляли около 72 000 рублей. После автоматизации – время на формирование и чтение всех отчетов сократилось до 15-20 минут в день. То есть, экономия составила около 57 600 рублей в месяц, а удобство нельзя измерить.


Желаем успехов!

Искренне ваш, ООО «Финград – Управление финансами»

Опубликовано:
19/05/2017

Рекомендуем

Маркетинг

Искусство CRM

Система управления взаимоотношениями с потребителями — важнейшее направление работы в ресторанном бизнесе
Рекомендации

Система качества ХАССП

Что это такое, и как с этим работать
Менеджмент

Закон урожая

...что посеешь, то и пожнешь. Воспитание и обучение персонала
Менеджмент

Как получить больше прибыли с блюда?

Как продавать дорого и чтобы при этом с радостью покупали?
Рекомендации

Ноль отходов

Как повара в разных странах поддерживают движение zero waste
Маркетинг

Эффективный SMM

Топ-10. Основные правила эффективного продвижения в социальных сетях