ФинГрад |  Май 2017

Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

Современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов

Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

Стремление контролировать состояние бизнеса – это современный тренд для руководителей и владельцев крупных сетей и холдингов. Он дает право на существование различных инструментов управления и анализа. Желание реальной оценки финансовой составляющей любого бизнеса приводит к необходимости ведения дополнительного вида учета на предприятии – управленческого учета.


Следует разобраться, какова целесообразность ведения управленческого учета и в чем его особенности:

  • иметь реальное представление обо ВСЕМ имуществе компании, а не только о том, что стоит на балансе и учитывается бухгалтером, в противном случае по мере роста компании велика вероятность «потери» некоторых активов;

  • принимать верные управленческие решения — правильные и адекватные отчеты позволяют руководителю в любой момент времени оценить рентабельность своей компании, оценить, какое направление деятельности прибыльно, а какое убыточно, оценить эффект от использования того или иного сотрудника и тп.;

  • контролировать расходы — все мы знаем, что расходы имеют свойство расти, и не имея под рукой своевременной информации, мы не можем вовремя пресечь ненужные расходы.


Подводя итог, управленческий учет — это учет реальных хозяйственных операций, всех финансов компании, проводимых и не проводимых, всего имущества, независимо от того, учтено ли оно на балансе или оформлено де-юре на кого-то из сотрудников, всех обязательств по всем юридическим лицам, входящим в состав холдинга.

Применительно к сетевому ресторанному бизнесу, стоит выделить несколько различных структур, каждая из которых предполагает различные задачи для управленческого учета:

  1. Сети однотипных предприятий общественного питания

    Фактически, это структура идентичных по своим процессам ресторанов или иных предприятий общепита, автоматизация управленческого учета в которой может быть обусловлена:

    - проблемой с системой ведения учета: учет занимает много времени, учеты не достоверные (ошибки при ручном сборе данных, ввод данных в бухгалтерские и специализированные программы задним чистом, нет учета неучтенки)

    - сложностью с планированием: невозможность вести и контролировать бюджет

    - трудностью с консолидацией данных: унификация сбора данных из бухгалтерских и специализированных баз (1С:Бухгалтерия, iiko, R-Keeper, StoreHouse и другие)


  2. Холдинги со сложной структурой, в которых присутствуют отдельные предприятия питания, однотипные и не однотипные сети, отдельные производства и пр.

    - невозможность сбора данных из разнотипных бизнес-процессов для общей аналитики бизнеса

    - сложность получения различных форм отчетности для нескольких акционеров

    - необходимость сравнения аналитик по различным бизнес-процессам

    - отсутствие управленческого баланса

Решение: единая система автоматического сбора данных и построения отчетов, то есть автоматизация управленческого учета.


Почему стоит задуматься об автоматизации управленческого учета для сети ресторанов:

  1. Достоверность и простота. Online-доступ к оперативной информации.

    - Для принятия эффективных управленческих решений зачастую необходимо посмотреть отчеты сегодня и сейчас, например, аналитику по какой-либо акции, актуальности сезонного меню, выставление понедельных лимитов на оплату статей расходов и пр. При автоматизации управленческого учета есть возможность посмотреть все данные online, без задержек.

    - Что касается достоверности: зачастую бухгалтера, калькуляторы и менеджерский состав может вносить/корректировать данные задним числом. Если учет не автоматизирован: данные отчетов после таких правок будут не верными.

    - Как правило, собственнику нужен один отчет, умещающийся на одну страницу А4. Финансовому директору: важны все отчеты, в том числе детализированный отчет ОПУ и его контроль с помощью управленческого баланса. Управляющему сетью нужны более точные данные: дебиторская и кредиторская задолженность, аналитика по каждому ресторану сети, по периодам и другие. Данные для удобства прочтения каждого адресанта должны быть простыми и лаконичными. Автоматизация управленческого учета дает еще одно преимущество: возможность детализации каждой суммы в отчетах.



  2. Консолидированная отчетность

    Консолидированная финансовая отчетность занимает важное место в системе корпоративной отчетности любой крупной группы компаний или сети. Основная идея финансовой консолидации состоит в том, что она формируется по бизнесу в целом, при этом вся группа представляется так, как будто она является единым предприятием. Важно отметить, что методы консолидации применяются не только по отношению к материнским и дочерним компаниям, но и в некоторых других случаях. К таким случаям, в частности, относятся инвестиции в зависимые компании и совместная деятельность (когда несколько участников осуществляют экономическую деятельность, подлежащую совместному контролю).

    Сложная задача состоит в том, чтобы предоставить каждому владельцу/совладельцу/инвестору/акционеру необходимую именно ему отчетность. Без автоматизации управленческого учета практически невозможно быстро и четко генерировать несколько вариаций отчетов.



  3. Управленческий баланс.

    Отчет о финансовом состоянии (управленческий баланс) – это рентгеновский снимок компании на определенный момент и дает ответы на вопросы:

    насколько богата компания на сегодня? какая доля собственного капитала в активах компании? сколько долгов имеет компания? Управленческий баланс - это обязательная проверка хорошо знакомого всем отчета о прибылях и убытках (ОПУ). При ручном методе ведения управленческого учета мало кто утруждает себя дополнительной нагрузкой в виде управленческого баланса. При автоматизированном управленческом учете данные формируются автоматически.



  4. Контроль. Аналитика в различных разрезах

    Контроль и аналитика – это основные функции управленческого учета. Автоматизированный управленческий учет упрощает и конкретизирует эти процедуры.

    Контроль финансовых показателей может быть осуществлен на различных уровнях и давать различные сведения адресантам. Самые востребованные к контролю в ресторанном бизнесе показатели:

    - контрагенты: отчеты показывают кредиторскую задолженность по всем юридическим лицам (ведется единый справочник контрагентов по всем объектам), контролируют появление новых контрагентов, а, следовательно, позволяют избежать ненужных «благодарностей» сотрудников отдела закупок, а также оптимизируют цены на товары и услуги благодаря возможности единых существенных скидок на закупки.

    - кредиторская задолженность: отчеты позволяют устанавливать лимиты на оплату статей расходов в зависимости от выручки прошлой недели, например:


               - продукты – 25%;

               - алкоголь – 10%;

               - общехозяйственные – 2%


    - маржинальная прибыль: отчеты явно показывают, когда необходимо пересмотреть цены на блюда в меню, технологические карты.


    Аналитика в различных разрезах в автоматизированном учете занимает несколько секунд, а дает колоссальную информацию для управляющих и собственников: какое предприятие (или сеть) наиболее прибыльное и почему, как по году формируется график сезонности, какой из банкетных менеджеров более эффективный и другие.



  5. Планирование

    Бюджеты являются ключевым инструментом системы управленческого учета:

    - предоставление необходимой информации руководству и собственникам для оперативного управления предприятием и принятия долгосрочных решений;

    - исчисление фактической себестоимости продукции и отклонений от установленных норм, стандартов, планов, смет;

    -планирование и контроль финансовой и хозяйственной деятельности, инвестиций, внедрения новых технологий.


    Автоматизация управленческого учета позволяет видеть выполнение бюджетов, внебюджетные расходы и другие показатели, влияющие на принятие оперативных управленческих решений.


Комфортная стоимость автоматизации управленческого учета

Стоимость автоматизации управленческого учета индивидуальна и рассчитывается исходя из потребностей, количества юридических лиц, ЦФО и других параметров. Но есть одно важное правило:

Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства


Обычно обращают внимание только на прямую экономию. Примеры такой экономии:

Блокирование бессмысленных трат.

После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен проанализировали прибыль в разрезе услуг и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на кофе в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к нормам загрузки рожка для кофе, а так же могут выпить «гостевой» кофе. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости неоплаченного клиентом кофе с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.

Контроль контрагентов.

Владелец сети японских ресторанов с доставкой после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку продуктов за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем ресторанам.

Уменьшение ФОТа сотрудников, занятых учетом.

В крупной российской сети ресторанов ведением управленческого учета занимались более 15 сотрудников с заработной платой около 90 000 рублей с учетом налогов. То есть траты на управленческий учет составляли 1 350 000 рублей в месяц без учета косвенных расходов. После автоматизации – только 6 сотрудников занимаются проверкой данных и контролем за сбором отчетности. Экономия составляет более 810 000 рублей ежемесячно.


Дополнительно рекомендуется учитывать экономию за счет комфорта руководителя и экономии времени сотрудников:

В одной крупной группе компаний (фактически, ресторанном холдинге) финансовый директор ежедневно тратил на построение управленческих отчетов 1.5 часа. Если учесть, что 1 час времени этого человека стоит около 2000 рублей, то ежемесячно потери составляли около 72 000 рублей. После автоматизации – время на формирование и чтение всех отчетов сократилось до 15-20 минут в день. То есть, экономия составила около 57 600 рублей в месяц, а удобство нельзя измерить.


Желаем успехов!

Искренне ваш, ООО «Финград – Управление финансами»

Опубликовано:
19/05/2017

Рекомендуем

Рекомендации

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Важнейшим, а иногда и определяющим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами
Рекомендации

Классовые различия

Меню кондитерских изделий должно четко соответствовать классу заведения
Менеджмент

Всем — профилактика

Важно не бороться с воровством, а заниматься построением таких систем, которые будут носить профилактический характер
Рекомендации

Как удержать технический персонал?

Товарищи, уважайте труд уборщиц!
Рекомендации

Чистый стандарт

Гигиенические советы от ведущих игроков
Рекомендации

Как увеличить выручку?

Виолетта Гвоздовская о том, как не допустить ошибок в работе по управлению выручкой в ресторане