Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана
Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами
Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание
Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений
Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов
Ресторанный бизнес считается в России одним из самых рискованных — большие затраты, конкуренция, налоги. Ресторанный бизнес занимает четвертое место в списке банкротств после магазинов одежды, мебельных и фотомагазинов, и тем не менее, по признанию самих рестораторов, этот бизнес — один из самых заманчивых.
Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами. А для настройки такой системы необходим мощный пласт отчетности и аналитики. И речь идет не о бухгалтерском учете — эти данные важны только государственным надзорным инстанциям, а о комплексном управленческом учете.
Важно, что грамотный и правильный управленческий учет позволяет не только контролировать финансовую ситуацию ресторана, но и экономить. Как? Давайте разберемся.
1. ФОРМИРОВАНИЕ КОРРЕКТНОЙ И ГРАМОТНОЙ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Это очень важный пункт, так как ошибки в финансовой отчетности ведут к принятию неверных управленческих решений. На что стоит обратить внимание:
-
Достоверность данных — нет ли ошибок в заносимых вручную цифрах? Зачастую ошибки возникают из-за банальной невнимательности: лишний пробел в цифре, был ошибочно изменен формат ячейки и другие. Более того, зачастую бухгалтер вносит изменения задним числом, который так же должны оперативно отражаться и в управленческом учете.
-
Скорость предоставления отчетов — насколько оперативно формируются отчеты? Всегда ли отчеты готовы к тому времени, когда они действительно необходимы?
-
Детализация отчетов — все ли суммы можно раскрыть и посмотреть без дополнительных запросов бухгалтеру или финансисту?
-
Трудозатраты — есть ли потребность сократить количество сотрудников, занимающихся управленческим учетом? Сложно ли смотреть отчеты?
-
Консолидация данных — много ли источников данных для формирования управленческого учета? Источниками данных могут быть как бухгалтерские программы, так и различные складские, производственные, специализированные.
-
Верно ли разработана методология сбора данных?
Конечно, при автоматизированном учете большинства ошибок можно избежать. Но и при ручном вводе необходимо быть очень внимательными, обращать внимание на перечисленные позиции и делать «срезы» — проверки отчетов. Например, отчет ОПУ следует проверять управленческим балансом. Смотреть баланс собственнику мы рекомендуем нечасто, но смотреть его нужно. А вместо этого ежемесячно смотреть отчет ДДС косвенным методом — это тоже отличный способ проверки.
2. УЖЕСТОЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ КОНТРАГЕНТОВ
На что важно обратить внимание здесь:
-
Добавление новых контрагентов — важно понимать, действительно ли нужен новый контрагент, предлагает ли он конкурентные цены, нет ли «интереса» персонала в данном контрагенте.
Всегда лучше проводить оценку контрагента по принципу: необходимость + соответствие бюджету + цена/качество.
Остановимся немного подробнее на пункте цена/качество: прежде всего надо ответить на вопрос, насколько характеристики продукции соответствуют задаче. Далее — соотношение цена/качество: устраивает или не устраивает.
Пример из практики: Одна из известных сетей бургерных в Москве смогла сэкономить 15% от всего закупаемого охлажденного фермерского мяса. Как? Стала заказывать для персональских обедов свежезамороженное мясо.
-
Проверка корректности контрагентов
Возможность проверить корректность занесения контрагентов главбухом: самостоятельно повторно загрузить банковскую выписку. Это позволяет избежать преднамеренного искажения контрагента в отчетности.
-
Проверка оборотов по самым крупным контрагентам
Позволяет добиться существенной скидки или увеличить отсрочку платежа. Так же при крупных оборотах дает возможность проведения тендеров, что позволяет подбирать контрагентов и отчасти диктовать им свои условия.
3. КОНТРОЛЬ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
-
Установка лимитов на оплату статей расходов, желательно за небольшой обозримый период.
Например, от выручки прошлой недели, например,
продукты — 25%;
алкоголь — 10%;
хозяйственные — 2%.
Как же проявляется экономия здесь, ведь расходы не меняются? Дело в цене денег. Оставшийся % от выручки важен и нужен для оперативной деятельности сегодня и сейчас. Не стоит забывать и про коэффициент дисконтирования: деньги, заплаченные сейчас существенно дороже, чем деньги заплаченные к моменту приведения.
-
Определение объема кредиторки
Грамотный контроль за кредиторской задолженностью позволяет регулировать % списания, избегая неоправданного затоваривания склада. Необходимо держать задолженность на постоянном уровне и четко регламентировать выплаты, ведь товары – это замороженные деньги и мотивация к воровству.
-
Система согласования платежей
Важный пункт, который позволяет вести не только график оплат, но и останавливать платежи, в которых нет острой необходимости. Так же это дополнительный контроль расходов — а это всегда ценно.
4. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЯ ДОХОДОВ ОТ ПРОДАЖ
Действенный метод определения степени влияния различных факторов на расхождения между плановыми и фактическими показателями объема продаж.
Когда фактическое поступление средств не соответствует запланированному в бюджете продаж, руководство требует от финансовой службы объяснить причины этих отклонений. В этом случае можно воспользоваться методом факторного анализа. Он позволяет выявить, какой из факторов и в какой степени вызвал расхождения, а также понять, какое из подразделений должно минимизировать эти риски в дальнейшем.
Рассмотрим факторы, оказывающие воздействие на доход от продаж.
1. Цена реализации единицы товара. Формирует коммерческая служба исходя из рыночных условий и реалий конкурентной борьбы. Данная величина может повышаться или понижаться, что напрямую сказывается на доходности продаж.
2. Структура продаж. Зависит от степени эластичности покупательского спроса при колебаниях цены и от проведения стимулирующих акций маркетинговой службой компании.
3. Себестоимость реализации продукции. На нее непосредственно влияют закупочная цена товара и производственная себестоимость продукции. Важно пересматривать технологические карточки так часто, насколько это возможно.
4. Количество проданных единиц. Нужно не бояться «играть» с ценами в меню — это приведет к установлению единственно верных для определенного сезона и аудитории цен.
5. АНАЛИЗ ОТЧЕТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПАРАМЕТРАМ:
Аналитика всегда дает более четкую картину происходящего. Мы рекомендуем сравнивать все, что только можно. Зачастую, можно получить свежие данные и идеи благодаря введению нового метода сравнения:
-
% от выручки
-
План/факт
-
Эффективность каждого ЦФО (отдельно различные залы, бар/кухня, официантов…)
-
Эффективность по сезонам
-
Эффективность event составляющей
-
Косты — в динамике и статике
-
% списаний
-
Эффективность по периодам
-
Маржинальную прибыль и др.
Подведем итог:
Анализируйте. Точка.
Контролируйте кредиторскую задолженность и контрагентов. Смотрите за доходностью.
Постарайтесь автоматизировать или контролировать ошибки в управленческом учете.
Самостоятельно разбирайтесь в цифрах, вводите новые показатели: они могут дать много новой интересной информации!
Успехов вам!
Искренне ваш, ООО «ФинГрад – Управление финансами».
26/05/2017
По теме
Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание
Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений