ФинГрад |  Май 2017

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Ресторанный бизнес считается в России одним из самых рискованных — большие затраты, конкуренция, налоги. Ресторанный бизнес занимает четвертое место в списке банкротств после магазинов одежды, мебельных и фотомагазинов, и тем не менее, по признанию самих рестораторов, этот бизнес — один из самых заманчивых.

Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами. А для настройки такой системы необходим мощный пласт отчетности и аналитики. И речь идет не о бухгалтерском учете — эти данные важны только государственным надзорным инстанциям, а о комплексном управленческом учете.

Важно, что грамотный и правильный управленческий учет позволяет не только контролировать финансовую ситуацию ресторана, но и экономить. Как? Давайте разберемся.


1. ФОРМИРОВАНИЕ КОРРЕКТНОЙ И ГРАМОТНОЙ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ


Это очень важный пункт, так как ошибки в финансовой отчетности ведут к принятию неверных управленческих решений. На что стоит обратить внимание:

  1. Достоверность данных — нет ли ошибок в заносимых вручную цифрах? Зачастую ошибки возникают из-за банальной невнимательности: лишний пробел в цифре, был ошибочно изменен формат ячейки и другие. Более того, зачастую бухгалтер вносит изменения задним числом, который так же должны оперативно отражаться и в управленческом учете.

  2. Скорость предоставления отчетов — насколько оперативно формируются отчеты? Всегда ли отчеты готовы к тому времени, когда они действительно необходимы?

  3. Детализация отчетов — все ли суммы можно раскрыть и посмотреть без дополнительных запросов бухгалтеру или финансисту?

  4. Трудозатраты — есть ли потребность сократить количество сотрудников, занимающихся управленческим учетом? Сложно ли смотреть отчеты?

  5. Консолидация данных — много ли источников данных для формирования управленческого учета? Источниками данных могут быть как бухгалтерские программы, так и различные складские, производственные, специализированные.

  6. Верно ли разработана методология сбора данных?


Конечно, при автоматизированном учете большинства ошибок можно избежать. Но и при ручном вводе необходимо быть очень внимательными, обращать внимание на перечисленные позиции и делать «срезы» — проверки отчетов. Например, отчет ОПУ следует проверять управленческим балансом. Смотреть баланс собственнику мы рекомендуем нечасто, но смотреть его нужно. А вместо этого ежемесячно смотреть отчет ДДС косвенным методом — это тоже отличный способ проверки.



2. УЖЕСТОЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ КОНТРАГЕНТОВ


На что важно обратить внимание здесь:

  • Добавление новых контрагентов — важно понимать, действительно ли нужен новый контрагент, предлагает ли он конкурентные цены, нет ли «интереса» персонала в данном контрагенте.


Всегда лучше проводить оценку контрагента по принципу: необходимость + соответствие бюджету + цена/качество.

Остановимся немного подробнее на пункте цена/качество: прежде всего надо ответить на вопрос, насколько характеристики продукции соответствуют задаче. Далее — соотношение цена/качество: устраивает или не устраивает.

Пример из практики: Одна из известных сетей бургерных в Москве смогла сэкономить 15% от всего закупаемого охлажденного фермерского мяса. Как? Стала заказывать для персональских обедов свежезамороженное мясо.

  • Проверка корректности контрагентов


Возможность проверить корректность занесения контрагентов главбухом: самостоятельно повторно загрузить банковскую выписку. Это позволяет избежать преднамеренного искажения контрагента в отчетности.

  • Проверка оборотов по самым крупным контрагентам


Позволяет добиться существенной скидки или увеличить отсрочку платежа. Так же при крупных оборотах дает возможность проведения тендеров, что позволяет подбирать контрагентов и отчасти диктовать им свои условия.


3. КОНТРОЛЬ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

  • Установка лимитов на оплату статей расходов, желательно за небольшой обозримый период.


Например, от выручки прошлой недели, например,

продукты — 25%;

алкоголь — 10%;

хозяйственные — 2%.


Как же проявляется экономия здесь, ведь расходы не меняются? Дело в цене денег. Оставшийся % от выручки важен и нужен для оперативной деятельности сегодня и сейчас. Не стоит забывать и про коэффициент дисконтирования: деньги, заплаченные сейчас существенно дороже, чем деньги заплаченные к моменту приведения.

  • Определение объема кредиторки


Грамотный контроль за кредиторской задолженностью позволяет регулировать % списания, избегая неоправданного затоваривания склада. Необходимо держать задолженность на постоянном уровне и четко регламентировать выплаты, ведь товары – это замороженные деньги и мотивация к воровству.

  • Система согласования платежей


Важный пункт, который позволяет вести не только график оплат, но и останавливать платежи, в которых нет острой необходимости. Так же это дополнительный контроль расходов — а это всегда ценно.



4. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЯ ДОХОДОВ ОТ ПРОДАЖ


Действенный метод определения степени влияния различных факторов на расхождения между плановыми и фактическими показателями объема продаж.


Когда фактическое поступление средств не соответствует запланированному в бюджете продаж, руководство требует от финансовой службы объяснить причины этих отклонений. В этом случае можно воспользоваться методом факторного анализа. Он позволяет выявить, какой из факторов и в какой степени вызвал расхождения, а также понять, какое из подразделений должно минимизировать эти риски в дальнейшем. 


Рассмотрим факторы, оказывающие воздействие на доход от продаж.

1. Цена реализации единицы товара. Формирует коммерческая служба исходя из рыночных условий и реалий конкурентной борьбы. Данная величина может повышаться или понижаться, что напрямую сказывается на доходности продаж.

2. Структура продаж. Зависит от степени эластичности покупательского спроса при колебаниях цены и от проведения стимулирующих акций маркетинговой службой компании.

3. Себестоимость реализации продукции. На нее непосредственно влияют закупочная цена товара и производственная себестоимость продукции. Важно пересматривать технологические карточки так часто, насколько это возможно.

4. Количество проданных единиц. Нужно не бояться «играть» с ценами в меню — это приведет к установлению единственно верных для определенного сезона и аудитории цен.



5. АНАЛИЗ ОТЧЕТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПАРАМЕТРАМ:


Аналитика всегда дает более четкую картину происходящего. Мы рекомендуем сравнивать все, что только можно. Зачастую, можно получить свежие данные и идеи благодаря введению нового метода сравнения:

  • % от выручки

  • План/факт

  • Эффективность каждого ЦФО (отдельно различные залы, бар/кухня, официантов…)

  • Эффективность по сезонам

  • Эффективность event составляющей

  • Косты — в динамике и статике

  • % списаний

  • Эффективность по периодам

  • Маржинальную прибыль и др.



Подведем итог:


Анализируйте. Точка.


Контролируйте кредиторскую задолженность и контрагентов. Смотрите за доходностью.


Постарайтесь автоматизировать или контролировать ошибки в управленческом учете.


Самостоятельно разбирайтесь в цифрах, вводите новые показатели: они могут дать много новой интересной информации!


Успехов вам!
Искренне ваш, ООО «ФинГрад – Управление финансами».

Опубликовано:
26/05/2017

Рекомендуем

Маркетинг

Искусство CRM

Система управления взаимоотношениями с потребителями — важнейшее направление работы в ресторанном бизнесе
Рекомендации

Система качества ХАССП

Что это такое, и как с этим работать
Менеджмент

Закон урожая

...что посеешь, то и пожнешь. Воспитание и обучение персонала
Менеджмент

Как получить больше прибыли с блюда?

Как продавать дорого и чтобы при этом с радостью покупали?
Рекомендации

Ноль отходов

Как повара в разных странах поддерживают движение zero waste
Маркетинг

Эффективный SMM

Топ-10. Основные правила эффективного продвижения в социальных сетях