ФинГрад |  Июнь 2017

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

У каждого предприятия общественного питания есть определенный набор затрат, который достаточно сильно варьируется в зависимости от концептуального решения – формата, меню, требованиям к квалификации персонала, типу кухни, места размещения и других. Следовательно, важно представлять себе, какие существуют ориентиры и способы управления по всем затратам. То есть, на что можно было бы опираться при планировании и оценки эффективности работы ресторана в целом.


Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны:


Начнем с основ — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана, но и обязательное прогнозирование затрат. При планировании можно спрогнозировать не только текущие расходы на персонал, продукты и все ежедневные потребности, но и траты на текущий или капитальный ремонт, апгрейд оборудования, обучение персонала… — то есть, инвестиционные. Чем четче осуществляется планирование и контроль за исполнением бюджетов — тем проще управлять расходами. Стоит отметить, что ежеквартально (а при больших объемах — ежемесячно) нужно пересматривать планы на предмет их жизнеспособности и исполнения.


Немало важная часть управления затратами — это контроль платежей или, так называемое, казначейство. Чем четче отработана механика согласования платежей, тем проще управлять расходами и не допускать необоснованные траты. Хорошо отлаженная или, еще лучше, автоматизированная система позволяет:


  • Обеспечить прозрачность платежей
  • Увеличить скорость согласования платежей в разы,
  • Избежать штрафов за просрочку платежей
  • Избавиться от закупок по завышенным ценам
  • Избежать дублей в платежах
  • Получить инструмент для дополнительных скидок от поставщиков


Чтобы понимать, из чего складывается расходная часть вашего ресторана, обязательно делите расхода на постоянные и переменные. Это позволит вам не только четче планировать, управлять процедурой ценообразования, но и избежать кассовых разрывов в сезон низкого спроса. Для этого нужно четко понимать сумму постоянных платежей и запланировать «подушку безопасности» на соответствующий период.


Переменные расходы — это затраты, которые изменяются (пропорционально, дегрессивно или прогрессивно) в связи с колебаниями объема товарооборота.


К переменным расходам относят:

  • food cost
  • проценты за пользование кредитом и займами
  • расходы на транспортировку сырья и товаров
  • расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров
  • расходы на топливо, газ и электроэнергию для производственных нужд
  • расходы на рекламу
  • потери товаров и продуктов при перевозке, хранении и реализации
  • расходы на тару
  • сдельный приработок, премиальные выплаты, если они зависят от объема реализации
  • часть отчислений на социальные нужды
  • часть прочих расходов (сбор на инкассацию торговой выручки, расходы на ведение кассового хозяйства, стоимость одноразовой посуды и др.)


Переменные расходы весьма специфичны и здесь сложно выйти с четкими рекомендациями. Например, при расходах на рекламу четко считайте доход от нее. Он не должен превышать 4-6% от вложенных средств. Еще можно существенно экономить на транспорте и ГСМ: посчитайте какие доставки вам обходятся особенно дорого: может быть, имеет смысл заказывать редко, но больше. Или содержание собственного транспорта обходится дороже суммы доставок поставщиков.


Постоянные расходы — это издержки, которые остаются относительно постоянными в течение определенного времени и не изменяются в связи с колебанием объема товарооборота. Постоянные затраты существуют даже в том случае, если предприятие питания не работает по каким-либо причинам. К постоянным издержкам относят:


  • зарплату работников по должностным окладам и тарифным ставкам
  • расходы на закупку продуктов и напитков
  • аренда
  • расходы на аренду и содержание помещений и инвентаря, коммунальные платежи
  • износ основных средств
  • расходы на капитальный и текущий ремонт
  • износ санитарной одежды, столового белья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, столовой посуды и приборов
  • часть отчислений на социальные нужды
  • налоги
  • АХО и ГСМ расходы


Несколько рекомендаций по управлению постоянными расходами:


  1. Контролируйте Prime cost — Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать. Чтобы контролировать показатель food cost, мы рекомендуем:
    • ежемесячно контролируйте стоп-лист (минимальный необходимый запас продуктов)
    • контролируйте контрагентов: Новые — почему появились и какие цены предлагают? Старые — почему не торгуем на скидку? Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать мраморную говядину?
    • контролируйте показатель списания товаров: проверяйте условия хранения продуктов, а так же затоваривание складов
    • ежемесячно, методом «среза», проверяйте технологические карты
    • контролируйте «потери»: смотрите за кражами (например, в какой смене списание продуктов больше, регулярно делать «незапланированные» съемы остатков), контролируйте бой, контролируйте соблюдение технического обслуживания оборудования и техники, следите за расходом моющих средств
    • внимательно относитесь к кредиторской задолженности: не выплачивайте сразу все долги, а найдите «золотую середину»
  2. Контролируйте начисления налогов / своевременную их оплату / своевременное оформление всей разрешительной документации
      
  3. Заблаговременно планируйте ремонт оборудования, зданий, помещений
      
  4. Сделайте за уровнем коммунальных платежей
      
  5. Следите за «неучтенкой» — теми платежами, которые нет возможности отразить официально.


Успехов вам! 
Искренне ваш, ООО «ФинГрад – Управление финансами»


Опубликовано:
27/06/2017

Рекомендуем

Менеджмент

Как распределять чаевые

Глава из книги Сергея МИРОНОВА «Все рестораторы делают это. 70 способов избежать проблем»
Рекомендации

Как оздоровить меню?

Лайфхаки от генерального директора
Менеджмент

Адаптация. Первые шаги

Пошаговые рекомендации по адаптации нового официанта от Инессы Ермишкиной, руководителя учебного центра сети «Кофемания»
Рекомендации

Кручу–верчу

Какие неожиданности ожидают ресторатора в торговых центрах
Рекомендации

Плюсы и минусы

Ресторан в формате торговых центров
Рекомендации

Открыть и закрыть

Рестораторы и арендодатели в торговых центрах в неравном поединке