ФинГрад |  Июнь 2017

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

У каждого предприятия общественного питания есть определенный набор затрат, который достаточно сильно варьируется в зависимости от концептуального решения – формата, меню, требованиям к квалификации персонала, типу кухни, места размещения и других. Следовательно, важно представлять себе, какие существуют ориентиры и способы управления по всем затратам. То есть, на что можно было бы опираться при планировании и оценки эффективности работы ресторана в целом.


Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны:


Начнем с основ — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана, но и обязательное прогнозирование затрат. При планировании можно спрогнозировать не только текущие расходы на персонал, продукты и все ежедневные потребности, но и траты на текущий или капитальный ремонт, апгрейд оборудования, обучение персонала… — то есть, инвестиционные. Чем четче осуществляется планирование и контроль за исполнением бюджетов — тем проще управлять расходами. Стоит отметить, что ежеквартально (а при больших объемах — ежемесячно) нужно пересматривать планы на предмет их жизнеспособности и исполнения.


Немало важная часть управления затратами — это контроль платежей или, так называемое, казначейство. Чем четче отработана механика согласования платежей, тем проще управлять расходами и не допускать необоснованные траты. Хорошо отлаженная или, еще лучше, автоматизированная система позволяет:


  • Обеспечить прозрачность платежей
  • Увеличить скорость согласования платежей в разы,
  • Избежать штрафов за просрочку платежей
  • Избавиться от закупок по завышенным ценам
  • Избежать дублей в платежах
  • Получить инструмент для дополнительных скидок от поставщиков


Чтобы понимать, из чего складывается расходная часть вашего ресторана, обязательно делите расхода на постоянные и переменные. Это позволит вам не только четче планировать, управлять процедурой ценообразования, но и избежать кассовых разрывов в сезон низкого спроса. Для этого нужно четко понимать сумму постоянных платежей и запланировать «подушку безопасности» на соответствующий период.


Переменные расходы — это затраты, которые изменяются (пропорционально, дегрессивно или прогрессивно) в связи с колебаниями объема товарооборота.


К переменным расходам относят:

  • food cost
  • проценты за пользование кредитом и займами
  • расходы на транспортировку сырья и товаров
  • расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров
  • расходы на топливо, газ и электроэнергию для производственных нужд
  • расходы на рекламу
  • потери товаров и продуктов при перевозке, хранении и реализации
  • расходы на тару
  • сдельный приработок, премиальные выплаты, если они зависят от объема реализации
  • часть отчислений на социальные нужды
  • часть прочих расходов (сбор на инкассацию торговой выручки, расходы на ведение кассового хозяйства, стоимость одноразовой посуды и др.)


Переменные расходы весьма специфичны и здесь сложно выйти с четкими рекомендациями. Например, при расходах на рекламу четко считайте доход от нее. Он не должен превышать 4-6% от вложенных средств. Еще можно существенно экономить на транспорте и ГСМ: посчитайте какие доставки вам обходятся особенно дорого: может быть, имеет смысл заказывать редко, но больше. Или содержание собственного транспорта обходится дороже суммы доставок поставщиков.


Постоянные расходы — это издержки, которые остаются относительно постоянными в течение определенного времени и не изменяются в связи с колебанием объема товарооборота. Постоянные затраты существуют даже в том случае, если предприятие питания не работает по каким-либо причинам. К постоянным издержкам относят:


  • зарплату работников по должностным окладам и тарифным ставкам
  • расходы на закупку продуктов и напитков
  • аренда
  • расходы на аренду и содержание помещений и инвентаря, коммунальные платежи
  • износ основных средств
  • расходы на капитальный и текущий ремонт
  • износ санитарной одежды, столового белья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, столовой посуды и приборов
  • часть отчислений на социальные нужды
  • налоги
  • АХО и ГСМ расходы


Несколько рекомендаций по управлению постоянными расходами:


  1. Контролируйте Prime cost — Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать. Чтобы контролировать показатель food cost, мы рекомендуем:
    • ежемесячно контролируйте стоп-лист (минимальный необходимый запас продуктов)
    • контролируйте контрагентов: Новые — почему появились и какие цены предлагают? Старые — почему не торгуем на скидку? Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать мраморную говядину?
    • контролируйте показатель списания товаров: проверяйте условия хранения продуктов, а так же затоваривание складов
    • ежемесячно, методом «среза», проверяйте технологические карты
    • контролируйте «потери»: смотрите за кражами (например, в какой смене списание продуктов больше, регулярно делать «незапланированные» съемы остатков), контролируйте бой, контролируйте соблюдение технического обслуживания оборудования и техники, следите за расходом моющих средств
    • внимательно относитесь к кредиторской задолженности: не выплачивайте сразу все долги, а найдите «золотую середину»
  2. Контролируйте начисления налогов / своевременную их оплату / своевременное оформление всей разрешительной документации
      
  3. Заблаговременно планируйте ремонт оборудования, зданий, помещений
      
  4. Сделайте за уровнем коммунальных платежей
      
  5. Следите за «неучтенкой» — теми платежами, которые нет возможности отразить официально.


Успехов вам! 
Искренне ваш, ООО «ФинГрад – Управление финансами»


Опубликовано:
27/06/2017

Рекомендуем

Рекомендации

Чистота и безопасность

5 советов по снижению продуктовых рисков от Chipotle Mexican Grill
Менеджмент

Основа эффективной команды

Морально-этические ценности — как основа формирования гомогенной команды
Рекомендации

Непрофильная дюжина

12 направлений аутсорсинга в ресторанном бизнесе
Маркетинг

Продвижение в Facebook

Facebook медленно, но верно завоевывает лояльность пользователей, в том числе и в ресторанном сегменте
Рекомендации

Доставщики

Аутсорсинг — плюсы и минусы