Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

У каждого предприятия общественного питания есть определенный набор затрат, который достаточно сильно варьируется в зависимости от концептуального решения – формата, меню, требованиям к квалификации персонала, типу кухни, места размещения и других. Следовательно, важно представлять себе, какие существуют ориентиры и способы управления по всем затратам. То есть, на что можно было бы опираться при планировании и оценки эффективности работы ресторана в целом.

Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны:

Начнем с основ — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана, но и обязательное прогнозирование затрат. При планировании можно спрогнозировать не только текущие расходы на персонал, продукты и все ежедневные потребности, но и траты на текущий или капитальный ремонт, апгрейд оборудования, обучение персонала… — то есть, инвестиционные. Чем четче осуществляется планирование и контроль за исполнением бюджетов — тем проще управлять расходами. Стоит отметить, что ежеквартально (а при больших объемах — ежемесячно) нужно пересматривать планы на предмет их жизнеспособности и исполнения.

Немало важная часть управления затратами — это контроль платежей или, так называемое, казначейство. Чем четче отработана механика согласования платежей, тем проще управлять расходами и не допускать необоснованные траты. Хорошо отлаженная или, еще лучше, автоматизированная система позволяет:

• Обеспечить прозрачность платежей
• Увеличить скорость согласования платежей в разы,
• Избежать штрафов за просрочку платежей
• Избавиться от закупок по завышенным ценам
• Избежать дублей в платежах
• Получить инструмент для дополнительных скидок от поставщиков

Чтобы понимать, из чего складывается расходная часть вашего ресторана, обязательно делите расхода на постоянные и переменные. Это позволит вам не только четче планировать, управлять процедурой ценообразования, но и избежать кассовых разрывов в сезон низкого спроса. Для этого нужно четко понимать сумму постоянных платежей и запланировать «подушку безопасности» на соответствующий период.

Переменные расходы — это затраты, которые изменяются (пропорционально, дегрессивно или прогрессивно) в связи с колебаниями объема товарооборота.

К переменным расходам относят:

• food cost
• проценты за пользование кредитом и займами
• расходы на транспортировку сырья и товаров
• расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров
• расходы на топливо, газ и электроэнергию для производственных нужд
• расходы на рекламу
• потери товаров и продуктов при перевозке, хранении и реализации
• расходы на тару
• сдельный приработок, премиальные выплаты, если они зависят от объема реализации
• часть отчислений на социальные нужды
• часть прочих расходов (сбор на инкассацию торговой выручки, расходы на ведение кассового хозяйства, стоимость одноразовой посуды и др.)

Переменные расходы весьма специфичны и здесь сложно выйти с четкими рекомендациями. Например, при расходах на рекламу четко считайте доход от нее. Он не должен превышать 4-6% от вложенных средств. Еще можно существенно экономить на транспорте и ГСМ: посчитайте какие доставки вам обходятся особенно дорого: может быть, имеет смысл заказывать редко, но больше. Или содержание собственного транспорта обходится дороже суммы доставок поставщиков.

Постоянные расходы — это издержки, которые остаются относительно постоянными в течение определенного времени и не изменяются в связи с колебанием объема товарооборота. Постоянные затраты существуют даже в том случае, если предприятие питания не работает по каким-либо причинам. К постоянным издержкам относят:

• зарплату работников по должностным окладам и тарифным ставкам
• расходы на закупку продуктов и напитков
• аренда
• расходы на аренду и содержание помещений и инвентаря, коммунальные платежи
• износ основных средств
• расходы на капитальный и текущий ремонт
• износ санитарной одежды, столового белья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, столовой посуды и приборов
• часть отчислений на социальные нужды
• налоги
• АХО и ГСМ расходы

Несколько рекомендаций по управлению постоянными расходами:

1. Контролируйте Prime cost — Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать. Чтобы контролировать показатель food cost, мы рекомендуем:
   • ежемесячно контролируйте стоп-лист (минимальный необходимый запас продуктов)
   • контролируйте контрагентов: Новые — почему появились и какие цены предлагают? Старые — почему не торгуем на скидку? Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать мраморную говядину?
   • контролируйте показатель списания товаров: проверяйте условия хранения продуктов, а так же затоваривание складов
   • ежемесячно, методом «среза», проверяйте технологические карты
   • контролируйте «потери»: смотрите за кражами (например, в какой смене списание продуктов больше, регулярно делать «незапланированные» съемы остатков), контролируйте бой, контролируйте соблюдение технического обслуживания оборудования и техники, следите за расходом моющих средств
   • внимательно относитесь к кредиторской задолженности: не выплачивайте сразу все долги, а найдите «золотую середину»
2. Контролируйте начисления налогов / своевременную их оплату / своевременное оформление всей разрешительной документации
     
   
3. Заблаговременно планируйте ремонт оборудования, зданий, помещений
     
   
4. Сделайте за уровнем коммунальных платежей
     
   
5. Следите за «неучтенкой» — теми платежами, которые нет возможности отразить официально.

Успехов вам! 
Искренне ваш, ООО «ФинГрад – Управление финансами».