Горбунов Сергей |  Февраль 2013

Сеть на автомате

Чем крупнее структура, тем выше стоимость неправильного решения или неэффективного и непрозрачного бизнес-процесса. Поэтому система управления ресторанной сетью должна автоматизировать работу всей компании.

Сеть на автомате
Горбунов Сергей
Генеральный директор компании UCS, в прошлом генеральный директор группы ресторанов «Чайхона №1»
Автоматизации бизнес-процессов ресторанной сети имеет свои особенности. Зачастую для обслуживания гостей используется одна система, для учета склада — вторая, для подсчета зарплаты — третья, и так до бесконечности. Каждая из них может быть по-своему замечательной и вполне удовлетворять пользователя, предоставляя ему весь необходимый для работы инструментарий. Но для владельца бизнеса такая система непрозрачна: для того чтобы увидеть общую картину по своей компании, ему необходимо собирать и консолидировать данные вручную, и когда отчет, наконец, будет готов, данные в нем оказываются устаревшими и некоторые ситуации уже не поддаются корректировке. 

При грамотном подходе к построению информационной структуры можно добиться необходимой прозрачности бизнеса для владельца, а также существенно снизить издержки. Современная система, позволяющая в едином информационном пространстве управлять материальными, финансовыми и человеческими ресурсами, получая максимальный эффект от вложенных инвестиций, является важнейшим преимуществом в конкурентной борьбе. Чем крупнее структура, тем сложнее ею управлять и тем выше стоимость неправильного решения или неэффективного и непрозрачного бизнес-процесса. Поэтому система управления ресторанной сетью (или корпоративная информационная система, КИС) должна автоматизировать работу всей компании, включая центральный офис, производственно-распределительные комплексы (ПРК) или фабрики-кухни, склады и рестораны сети.

В бытовом смысле под ресторанной сетью обычно подразумевают заведения, объединенные общим брендом и предлагающие единое меню. С точки зрения управления бизнес-процессами ресторанная сеть — это группа территориально-распределенных предприятий с единым центральным управлением, при этом рестораны могут быть совершенно разного  формата. 

Рассмотрим типовую структуру ресторанной сети. Функции анализа, планирования и контроля над деятельностью предприятия выполняет Центральный офис сети. Именно там консолидируется вся информация по продажам в отдельных ресторанах, разрабатывается ценовая и продуктовая политика,  ведется учет, осуществляется управление центральным производством. От оперативности и точности поступления в Центральный офис данных со всех участков бизнес-процессов сети зависит своевременность принятия решений, поэтому важно получать такие данные в реальном времени. 

В одной из крупнейших ресторанных сетей России, насчитывающей более ста тридцати заведений, до внедрения КИС подготовка консолидированного отчета занимала целый месяц! То есть отчет, скажем, за январь был доступен только в начале марта. Теперь там получают такой отчет ежедневно.

Современная система автоматизации представляет собой трехуровневую структуру, в которой данные о продажах фиксируются на кассе, информация о бизнес-процессах в каждом отдельном заведении собирается на сервере ресторана, а затем поступает на сервер Центрального офиса, где происходит консолидация данных уже на уровне всей сети. Связь между всеми уровнями системы производится через локальную сеть или интернет. Как правило, для нормального функционирования отдельных рабочих мест достаточно 3G модема. В случае разрыва связи данные накапливаются на ближайшем доступном уровне (если произошел разрыв между кассой и ресторанным сервером, то на кассе, если между сервером заведения и центральным сервером, то на сервере ресторана) и при восстановлении канала связи автоматически мгновенно синхронизируются. Таким образом, при наличии связи информация о продажах доступна сотрудникам Центрального офиса в реальном времени. Если связь была нарушена, все уровни сети остаются работоспособными, но детальная информация о текущих продажах будет доступна после синхронизации данных. Таким же образом работает и обратная связь Центрального офиса с ресторанами. Например, вам необходимо в определенный момент запустить новое сезонное меню в одноформатных ресторанах сети. Вы заранее настраиваете в системе нужные изменения (так называемый приказ об изменении меню) и задаете срок вступления изменений в силу. Даже если в момент начала действия акции связи с заведениями сети нет, сервер ресторана уже «знает» о новом меню и автоматически вводит изменения в заданный срок.

В ресторанной сети, безусловно, нужна гибкая, мощная и современная информационная система, в которой интегрированы все бизнес-процессы. Все данные из нее можно получать в реальном времени, кроме того, она максимально сокращает ручной труд и исключает человеческий фактор. Казалось бы, панацея… Нет, к сожалению.

Автоматизаторы очень любят повторять фразу: в результате автоматизации хаоса вы получите автоматизированный хаос. Правильный проект по внедению системы автоматизации начинается с постановки учета, а затем инструментарий системы настраивается в соответствии с уже оптимизированными бизнес-процессами. Все события, происходящие на предприятии, должны своевременно попадать в систему, которая в свою очередь должна максимально оперативно предоставлять аналитические показатели руководителям всех уровней. На этом этапе очень важна роль руководителя компании: некоторым сотрудникам привычные методы работы менять совсем не хочется, грядущее избавление от рутинного труда кажется  неочевидным, а страх перед изменениями мешает увидеть преимущества новой системы. Поэтому нельзя возлагать всю работу по управлению проектом на поставщика программного продукта. Со стороны заказчика за внедрение системы также должен отвечать сильный и заинтересованный в конечном результате менеджер.

Выбирая решение для автоматизации ресторанной сети, необходимо принимать во внимание не только сиюминутные потребности, но и общую стратегию развития бизнеса. Если система позволяет оперативно контролировать ресурсы, снижать издержки и повышать прибыль, а также обеспечивает необходимую прозрачность для потенциальных инвесторов, то стоимость компании будет расти, а принятые на основе своевременной и достоверной информации решения обеспечат необходимые конкурентные преимущества. Кроме того, чтобы обеспечить основу для долговременного успеха, необходимо особое внимание уделять гибкости и масштабируемости системы, динамике ее развития. 

Важной деталью является защита системы от сбоев, в том числе при разрыве связи, а также возможность работы отдельных предприятий в автономном режиме вкупе с автоматической синхронизацией данных при восстановлении сети. Важными аспектами для безопасности компании являются функциональность и качество модуля управления правами доступа в систему — он должен иметь гибкие настройки и позволять детально прописать роли каждого пользователя системы.

Если подойти к выбору системы и реализации проекта автоматизации ресторанной сети с учетом всех необходимых параметров, можно сэкономить на снижении издержек до 20 процентов оборота, и такой проект окупится менее чем за год. Кроме того, компании, в которых правильно поставлен учет и обеспечена прозрачность бизнес-процессов, встречают гораздо меньше препятствий на пути привлечения кредитных ресурсов.



Опубликовано:
06/02/2013

Рекомендуем

Как выбирать

Увидеть инновации кофейного мира в одном месте – это реально!

Руководитель выставки Moscow Coffee & Tea Expo Михаил Субботин расскажет про возможность увидеть все новинки кофейной индустрии, собранные на одной выставке, Александр Цыбаев, представитель компании «Мадиан», подробно опишет в каких направлениях развивается индустрия, а представитель компании Alpha Dominche Виталий Козлов поделится секретами одной из новинок, которая уже сейчас меняет представление о приготовлении напитков.
Как выбирать

Гриль-оборудование: какое выбрать?

Обзор оборудования для гриля и барбекю
Технологии

Как контролировать работу склада

Опыт работы фабрики-кухни «Братьев Караваевых»
Технологии

Автоматизация ресторанов: свежие тренды

Игроки специализированного IT-рынка размышляют о ближайшем будущем рынка автоматизации ресторанов
Технологии

Как не только выжить, но и процветать в эпоху кризиса?

Как отличить бесполезные рекламные трюки от действительно ценных предложений? Ответ есть у Jowi