автоматизация |  Май 2011

Школа пользователей

Сегодня автоматизация предприятий HoReCa — это полноценный комплекс услуг, включающий в себя не только внедрение аппаратно-программного решения, но и ряд сервисных опций...

К ним относятся консультации, предоставляемые информационной службой, дистанционная поддержка через интернет и даже авторский надзор. Однако во всем этом мало толку, если пользователи на местах имеют лишь смутные представления о функциональных возможностях системы автоматизации и не способны применить свои знания на практике. Именно поэтому многие разработчики рассматривают обучение персонала заказчика как одно из главных направлений своей деятельности, а некоторые даже создают собственные учебные центры.

Обучение проводится для всех сотрудников, работающих с системой: официантов, барменов, администраторов, управляющих, бухгалтеров, товароведов. Как правило, процесс их подготовки основывается на рассмотрении задач, моделирующих реальные бизнес-процессы. Для закрепления навыков проводятся тренинги.
— Очень важно обучить персонал приемам работы с АСУ, а также показать управленческому составу механизмы контроля и оптимизации деятельности компании, — подчеркивает Владимир Можаев, генеральный директор компании iiko. — Это позволит не только использовать поверхностные возможности системы, но и сделать ее максимально эффективным инструментом повышения прибыли, на 100 процентов задействуя современные технологии.

КАЖДОМУ — ПО ПОТРЕБНОСТЯМ
В крупных компаниях разработаны комплексные курсы обучения, позволяющие персоналу быстро и эффективно овладеть навыками работы с АСУ. Например, лидер рынка — ЮСИЭС — предлагает как стандартные (R-Keeper за 10 часов и StoreHouse за 15 часов), так и индивидуальные программы обучения. Помимо этого практикуются разовые выезды специалистов на объекты и аудит результатов работы предприятия.
Стандартные программы обучения предполагают тренинги для всех категорий сотрудников (официанты, бармены, кассиры, менеджеры, бухгалтеры, кладовщики и т.д.). Для каждой группы разработаны своя методика обучения и план, рассчитанный на определенное количество часов. В результате каждый сотрудник обучается необходимым функциям в соответствии с занимаемой им должностью. Например, от официантов требуются навыки по созданию заказа, его редактированию и печати предварительного чека. А вот администраторы и управляющие должны уметь пользоваться не только менеджерскими функциями, но и при необходимости заменить официанта, бармена или кассира. Поэтому с ними проводятся более углубленные занятия.
— Любому тренингу предшествует анализ бизнес-процессов и специфики работы предприятия, — рассказывает Екатерина Петровичева, начальник отдела обучения компании ЮСИЭС. — В соответствии с этим стандартная программа обучения может быть скорректирована. Индивидуальные программы составляются совместно с заказчиком заранее, исходя из особенностей работы предприятия, его кадровой структуры, и направлены на решение поставленных специфических задач. Разовые выезды предполагают или дополнительное обучение сверх основной программы, или дополнительные занятия с кем-то из сотрудников по интересующим его темам. Аудит работы предприятия, или точнее проверка и оценка результатов его деятельности на основе отчетов и информации базы данных, проводится по предварительной договоренности с заказчиком.
В целях оптимизации процесса обучения и для создания благоприятной психологической атмосферы в ЮСИЭС за каждым предприятием закрепляется менеджер по обучению. Изучение каждой темы сопровождается теоретическим изложением материала, чередуемым с практическими занятиями, максимально моделирующими бизнес-процессы в данном заведении. Далее следует мини-экзамен для группы, и в конце курса для каждого сотрудника организуется финальное тестирование. В течение всего периода работы предприятия сотрудники отдела тренинга оказывают телефонные консультации на предмет корректного использования возможностей программного обеспечения R-Keeper и StoreHouse.
По словам Екатерины Петровичевой, количество дней и длительность курса определяются заказчиком по предварительной договоренности с отделом тренинга и консультаций. Оптимальным является организация обучения непосредственно перед самым запуском объекта. Рекомендованная продолжительность каждого занятия для одной группы составляет два часа. В течение дня возможно обучение до четырех групп сотрудников. По желанию заказчика специалисты отдела тренинга могут присутствовать на объекте в день его открытия, что позволит предотвратить возможные ошибки персонала при работе с программным обеспечением.

ВИДЕО ДЛЯ ПАМЯТИ
Традиционный подход к обучению пользователей работе с системой автоматизации предусматривает демонстрацию ее возможностей прямо на оборудовании заказчика, а также несколько пробных тестов для проверки и закрепления полученных навыков. По мнению Владимира Можаева, для современного решения, позволяющего централизованно управлять всеми ресурсами предприятия, этого явно недостаточно. Учебный центр iiko разработал наглядные видеокурсы, которые обеспечивают быстрое освоение системы, а впоследствии позволяют восстановить некоторые забытые или упущенные моменты. И к тому же такая методика помогает в дальнейшем оперативно подготовить новых сотрудников.
Занятия могут проводиться как на базе оборудования и ПО, установленного в заведении клиента, так и в учебном центре iiko. В процессе обучения используются специально составленные тренировочные тесты, которые позволяют приобрести навыки работы с системой в условиях, максимально приближенных к реальным.
— Важный момент — качество документации к системе, — отмечает Владимир Можаев. — Для максимальной эффективности работы недостаточно простого описания функциональности решения. Пользователи iiko кроме стандартного руководства, в котором отражена работа с системой каждого сотрудника в соответствии с его ролью, получают комплекс методических указаний по эффективному управлению компанией и ведению учета. При этом такие указания встроены и в саму программу в виде подсказок, что позволяет пользователю оперативно принимать правильные решения и избегать ошибок. И даже это еще не все. В iiko предусмотрена система диагностики предприятия, которая вовремя предупреждает о наличии «узких мест», например, о не проведенных документах или наличии отрицательных остатков. Зачастую успешность ресторана бывает обусловлена нестандартным подходом к ведению бизнеса. В таких случаях консультанты iiko проводят анализ бизнес-процессов компании, проектируют модель учета, вырабатывают рекомендации по автоматизации, а также модифицируют курсы обучения сотрудников в соответствии с этими особенностями. Грамотно построенная система управления позволяет сэкономить до 25 процентов операционных затрат, поэтому проект окупается в короткие сроки.
Основные вопросы по использованию системы, как правило, возникают в течение первых двух недель после ее внедрения. Специалисты службы поддержки iiko круглосуточно консультируют пользователей, помогая решать самые разнообразные задачи, связанные с работой персонала ресторана в АСУ, а также удаленно диагностируют систему и при необходимости оперативно восстанавливают ее работоспособность.

ШАГ ЗА ШАГОМ
Как типовые курсы, так и специализированные индивидуальные тренинги поводит на базе собственного учебного центра компания «1С-Рарус».
— Я считаю обучение персонала одним из ключевых проектных этапов автоматизации предприятий HoReCa, успешность выполнения которого сильно влияет на конечный результат, а также на объемы сопровождения, — говорит Александр Чесноков, руководитель отдела автоматизации сферы услуг и развлечений компании «1С-Рарус». — Важно отметить, что специфика обучения сильно зависит и от типа предприятия, и от формата проекта автоматизации. Например, при продаже и установке программного продукта «1С-Рарус: Общепит» мы в зависимости от версии предлагаем клиенту 1 или 2 часа бесплатных консультаций. На этих занятиях будущим пользователям показывается, как правильно ввести в программу начальные справочные данные и настроить основные параметры работы системы. Через какое-то время, когда клиент уже освоился с программой, обучение повторяется. Во второй раз рассматриваются схемы оформления документооборота, и специалисты отвечают на накопившиеся вопросы клиента по программе.
На базе программного продукта «1С-Рарус: Управление рестораном» для работников крупных предприятий (ресторанных сетей, развлекательных центров и комбинатов питания) обучение проводится по согласованным с клиентом графикам и программам, каждая из которых предназначена для определенной группы пользователей. Занятия могут организовываться как в учебном центре «1С-Рарус», так и на территории клиента с использованием тестового программного обеспечения, в которое введены реальные справочные начальные данные. По результатам обучения при необходимости проводится тестирование.
— Если речь идет о выполнении типового проекта по автоматизации одиночного ресторана, консультации являются обязательным этапом работ, — продолжает Александр Чесноков. — Если нам не удается убедить клиента в необходимости обучения — а бывает и такое, — мы отказываемся от проекта. Консультационные услуги делятся на две части: первая — обучение контактного персонала, вторая — персонала склада и бухгалтерии. Особое внимание уделяется вопросам формирования меню, обмену данными между фронт-офисной и бэк-офисной частями системы.
В компании «1С-Рарус» действует линия консультации, ее специалисты всегда готовы не только ответить на вопросы заказчиков, возникающие при работе с программным продуктом, но и подключиться удаленно к базе клиента и помочь исправить ошибки.

ВСЕ, ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ
Основательно к процессу обучения подходят и многие региональные разработчики систем автоматизации. В их числе «Центр автоматизации» (Нижний Тагил), являющийся с 2003 года официальным партнером фирмы «1С» и имеющий статусы «1С: Франчайзи» и «Центр сертифицированного обучения 1С». В компании для автоматизации предприятий общественного питания и развлечений разработали программу «Центр автоматизации: Ресторан, редакция 1.4» на базе «1С: Предприятие 8». Конфигурация системы включает в себя рабочие места кассира (Fast Food), официанта и бармена (Front Office), управляющего, товароведа и калькулятора (Back Office).
— Для того чтобы с помощью системы автоматизации можно было бы эффективно и быстро решать все поставленные задачи, реально оценивая и контролируя бизнес и планируя будущее развитие компании, необходимо провести качественное обучение персонала, — подчеркивает директор «Центра автоматизации» Алексей Палтусов. — Мы осуществляем обучение сотрудников заказчика, не требующее от них каких-либо начальных знаний в области информационных технологий. В программу занятий включены тренинги для официантов, барменов и кассиров, менеджера, администратора и калькулятора. По окончании курса сотрудникам выдается сертификат пользователя «Эксперт» соответствующего уровня («официант», «менеджер», «бармен»).
Цель курса — научить слушателей использовать возможности программного продукта в части управленческого и производственного учета, помочь правильно организовать процесс работы предприятия в целом. Занятия проводятся в учебном классе «Центра автоматизации». Каждому слушателю предоставляется отдельное рабочее место и выдаются методические материалы. Преподаватель выводит материал на экран с помощью проектора. Возможны различные варианты обучения: в группах по расписанию, для корпоративных клиентов и индивидуальные занятия. Продолжительность курса составляет 16 академических часов.

Автор: Роман ХОХЛОВ
Источник: «Ресторанные ведомости» № 11 (139)

Опубликовано:
27/05/2011

Рекомендуем

Рекомендации

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

Давайте разберемся, какие способы управления затратами наиболее эффективны
Менеджмент

Кто отвечает за будущее?

Большой бизнес требует научного подхода
Рекомендации

Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху
Рекомендации

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами
Рекомендации

Классовые различия

Меню кондитерских изделий должно четко соответствовать классу заведения