Тиллипад |  Сентябрь 2015

Приятные «Закупки»

Как ресторану или ресторанной сети автоматизировать весь цикл закупок — компания Tillypad предлагает свое решение

Приятные «Закупки»

Традиционная схема закупок

Этап 1. Распределение и обработка заявок из ресторанов 

Помимо менеджера по закупкам цен- трального офиса в каждом ресторане есть минимум один человек, от которого зависят своевременность и пол- нота поставки, — это шеф-повар, администратор или управляющий, формирующие заявки и направляющие их в центральный офис.

Шеф-повара и управляющие обычно создают заявки интуитивно: на складе закончился болгарский перец, было бы неплохо заказать 20 кг, пожалуй, этого хватит до конца следующей недели. Опытного закупщика может насторожить недостаточный либо, наоборот, слишком большой объем, в этом случае он свяжется с рестораном для уточнения.

Существенный минус традиционной схемы работы на этом этапе — то, что вся коммуникация между ресторанами и центральным офисом происходит по телефону или по электронной почте, и какое-либо централизованное документирование отсутствует. Как результат в случае возникновения спорной ситуации (порча, слишком быстрый рас- ход продуктов) найти виноватого сотрудника крайне сложно.

Этап 2. Формирование заявок поставщикам

После того как заявки от ресторанов получены, а детали уточнены, менеджер переходит к следующему этапу: работе с поставщиками — имеющимися или новыми, ведь цены и условия у поставщиков далеко не всегда стабильны. Его ждут запросы прайс-листов, звонки, перезаключение договоров, сравнение цен, сроков и условий поставки, а затем работа с заявками и оформление документов.

Этап 3. Прием поставки  и оформление документов

В назначенный день к погрузочной зоне центрального склада или ресторана приходит автомобиль с заказанными продуктами, а вместе с ним — приходные накладные. В суматохе приходные накладные далеко не всегда сразу доходят до отдела закупок, а значит, приход учитывается не вовремя или неточно. Как следствие, возникают ошибки в складском учете, найти и исправить которые постфактум трудоемко и сложно.


Система «Закупки»

Оценивая объем трудозатрат и сложности, с которыми ежедневно сталкивается бэк-офис ресторана, компания Tillypad разработала систему «Закупки». Система позволяет автоматизировать весь цикл закупки ресторана или ресторанной сети: от создания заявки до приходной накладной, обеспечить бесперебойное снабжение складов продуктами по самым выигрышным ценам и высвободить до 40 процентов персонала, занятого в закупках. На сегодняшний день Tillypad — единственная специализированная программа для управления рестораном, обладающая подобными возможностями.

Этап 1. Создание плановых и оперативных заявок

Все первичные заявки, поступающие из ресторанов, сразу же отображаются в интерфейсе менеджера по закупкам. Создавать плановые

заявки поставщикам легко и быстро: Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем заказа, оперируя норма- ми расхода продукта в конкретном ресторане и сроками его поставки.

Этап 2. Работа из удобного интерфейса «Активные закупки»

Разрозненность мест хранения данных и отсутствие централизованной коммуникационной системы вносили беспорядок в работу отдела закупок. С «Закупками» от Tillypad все иначе. Теперь работа менеджера существенно упрощена благодаря консолидации абсолютно всех данных в одной системе: заявки со всех ресторанов и вся информация о поставщиках, все коммуникации задокументированы. В своей еже- дневной работе менеджеры по закупкам выполняют гораздо меньше действий, ведь для объединения заявок с нескольких ресторанов и оправки их поставщикам потребуется несколько секунд. При этом Tillypad проследит, чтобы продукты закупались по выгодным ценам — система рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями.

Этап 3. Прием поставки и контроль качества

Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы — они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса — проверить цены и провести накладную.

Вся история закупок и все связанные с этим операции хранятся в системе. А это значит, что ресторан обладает постоянно пополняемой инфобазой по расходам продуктов и надежности поставщиков. Tillypad не только сформирует заявку поставщикам, но и проконтролирует множество других параметров и в случае их отклонения от нормы предупредит. Например, сообщит о разнице цен в заявке и приходной накладной, окончании срока действия договоров с поставщиками, неполной поставке, а также приведет данные по ответственным лицам.  



Опубликовано:
18/09/2015

Рекомендуем

Новости партнеров

Группа компаний «TEATRO» в Томске модернизированы с помощью программных решений UCS

Дилеры Томска – компания «Компас-Т» осуществили комплексную автоматизацию самого популярного заведения в городе – «TEATRO», включающее в себя проекты, которые пользуются большой известностью
Новости партнеров

Природная вода серебряной чистоты

«Серябь» содержит жизненно важные микроэлементы и радует своим чистым, свежим вкусом и в праздники, и в будни
Новости партнеров

Шкафы шоковой заморозки HICOLD

HICOLD предлагает шкафы шоковой заморозки в исполнении на три,  пятьсемь, а также десять и четырнадцать уровней.
Новости партнеров

17 000 ресторанов используют iiko

Семнадцатая тысяча проектов автоматизации ресторанов была реализована всего за 2,5 месяца!
Новости

Бесконтактный контроль

Традиционные проверки дополняются новыми формами контроля
Новости

Этой весной Санкт-Петербург стал центром притяжения шеф-поваров со всей России

3 дня — 1214 участников — 65 экспертов — более 100 мастер-классов — 4 500 квадратных метров площади