Приятные «Закупки»

Традиционная схема закупок

Этап 1. Распределение и обработка заявок из ресторанов 

Помимо менеджера по закупкам цен- трального офиса в каждом ресторане есть минимум один человек, от которого зависят своевременность и пол- нота поставки, — это шеф-повар, администратор или управляющий, формирующие заявки и направляющие их в центральный офис.

Шеф-повара и управляющие обычно создают заявки интуитивно: на складе закончился болгарский перец, было бы неплохо заказать 20 кг, пожалуй, этого хватит до конца следующей недели. Опытного закупщика может насторожить недостаточный либо, наоборот, слишком большой объем, в этом случае он свяжется с рестораном для уточнения.

Существенный минус традиционной схемы работы на этом этапе — то, что вся коммуникация между ресторанами и центральным офисом происходит по телефону или по электронной почте, и какое-либо централизованное документирование отсутствует. Как результат в случае возникновения спорной ситуации (порча, слишком быстрый рас- ход продуктов) найти виноватого сотрудника крайне сложно.

Этап 2. Формирование заявок поставщикам

После того как заявки от ресторанов получены, а детали уточнены, менеджер переходит к следующему этапу: работе с поставщиками — имеющимися или новыми, ведь цены и условия у поставщиков далеко не всегда стабильны. Его ждут запросы прайс-листов, звонки, перезаключение договоров, сравнение цен, сроков и условий поставки, а затем работа с заявками и оформление документов.

Этап 3. Прием поставки  и оформление документов

В назначенный день к погрузочной зоне центрального склада или ресторана приходит автомобиль с заказанными продуктами, а вместе с ним — приходные накладные. В суматохе приходные накладные далеко не всегда сразу доходят до отдела закупок, а значит, приход учитывается не вовремя или неточно. Как следствие, возникают ошибки в складском учете, найти и исправить которые постфактум трудоемко и сложно.

Система «Закупки»

Оценивая объем трудозатрат и сложности, с которыми ежедневно сталкивается бэк-офис ресторана, компания Tillypad разработала систему «Закупки». Система позволяет автоматизировать весь цикл закупки ресторана или ресторанной сети: от создания заявки до приходной накладной, обеспечить бесперебойное снабжение складов продуктами по самым выигрышным ценам и высвободить до 40 процентов персонала, занятого в закупках. На сегодняшний день Tillypad — единственная специализированная программа для управления рестораном, обладающая подобными возможностями.

Этап 1. Создание плановых и оперативных заявок

Все первичные заявки, поступающие из ресторанов, сразу же отображаются в интерфейсе менеджера по закупкам. Создавать плановые

заявки поставщикам легко и быстро: Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем заказа, оперируя норма- ми расхода продукта в конкретном ресторане и сроками его поставки.

Этап 2. Работа из удобного интерфейса «Активные закупки»

Разрозненность мест хранения данных и отсутствие централизованной коммуникационной системы вносили беспорядок в работу отдела закупок. С «Закупками» от Tillypad все иначе. Теперь работа менеджера существенно упрощена благодаря консолидации абсолютно всех данных в одной системе: заявки со всех ресторанов и вся информация о поставщиках, все коммуникации задокументированы. В своей еже- дневной работе менеджеры по закупкам выполняют гораздо меньше действий, ведь для объединения заявок с нескольких ресторанов и оправки их поставщикам потребуется несколько секунд. При этом Tillypad проследит, чтобы продукты закупались по выгодным ценам — система рекомендует поставщиков с самыми выигрышными предложениями.

Этап 3. Прием поставки и контроль качества

Когда приходит автомобиль с поставкой, приходные накладные уже созданы — они автоматически формируются на основании заявок поставщикам. Кладовщику, принимающему продукты, остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса — проверить цены и провести накладную.

Вся история закупок и все связанные с этим операции хранятся в системе. А это значит, что ресторан обладает постоянно пополняемой инфобазой по расходам продуктов и надежности поставщиков. Tillypad не только сформирует заявку поставщикам, но и проконтролирует множество других параметров и в случае их отклонения от нормы предупредит. Например, сообщит о разнице цен в заявке и приходной накладной, окончании срока действия договоров с поставщиками, неполной поставке, а также приведет данные по ответственным лицам.