А чем у нас занят отдел персонала?

В сегменте HoReCa, казалось бы, все должны понимать важность человеческого фактора.

Елена Победоносцева
консультант по управлению персоналом товарищества рестораторов UnoDosTres, сталкивалась с удивительными примерами нецелевого использования менеджеров по персоналу.

МУЛЬТИФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ОТ НЕГРАМОТНОСТИ

На многих советских предприятиях всегда существовал «отдел кадров». В нем работали «кадровики», которые в основном занимались кадровым делопроизводством — по большей части бюрократической, рутинной работой по составлению штатного расписания, заключению трудовых договоров, приему, переводу и увольнению работников, оформлению справок с места работы и пр.

Сейчас в каждой компании, в каждой сети есть замечательный сотрудник, отвечающий за работу с персоналом. Названия должности могут быть разными: менеджер по персоналу, менеджер по HR, руководитель отдела персонала, кадровик или даже запросто — персональщик. Но разнообразие наименований позиции — ничто по сравнению с великим множеством удивительных функций, которые частенько выполняют эти специалисты.

Обязанности специалистов по персоналу сегодня широки и размыты. Я встречала ресторанные сети, где на менеджера по персоналу возложена функция «ответственного за качество». Или он отвечает за создание и ведение системы Mistery Shopper (тайный покупатель). Или совсем замечательные ситуации, когда менеджер по HR вообще является личным помощником руководства, который отвечает за билеты на поезд и бронирование гостиниц для деловых и не очень поездок, а между делом закрывает вопросы кадрового делопроизводства и изредка размещает вакансии на сайтах — на другое уже не остается времени.

А кто же занимается планированием и рекрутингом, обучением и развитием персонала, кто разрабатывает мотивационную политику? Кто управляет корпоративной культурой компании, занимается HR-стратегией и тактикой?

Пренебрежительное отношение к HR-направлению может пагубно сказаться на бизнесе. По сути, отдел персонала помогает организовать другим службам все процессы, связанные с работой сотрудников.

Понятно, что служба персонала является сервисной службой. Заказчиками на услуги в данном случае являются другие подразделения и направления, и все процессы данной службы должны быть построены с ориентацией на «заказчика», а именно на другие службы.

Применительно к ресторанному бизнесу можно выделить 8 основных функций, которые должны выполнять именно специалисты по персоналу.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

• Проведение оценки концепции ресторана, формирование оптимальной организационной структуры, необходимой для функционирования ресторана
• Планирование численности персонала c учетом концепции, особенностей меню, часов работы ресторана, сезонности, планов развития и пр.

Зная планы компании по развитию, отдел персонала должен планировать потребность в будущих кадрах. Если, например, планируется быстрое развитие в новых городах, большая часть функций возлагается поначалу на руководителя филиала. И задача отдела персонала — построить систему управления человеческими ресурсами, которая поможет работе географически удаленных предприятий и которую можно легко масштабировать на разветвленную сеть.

2. РЕКРУТИНГ

• Поиск и подбор сотрудников всех уровней
• Формирование системы подбора
• Анализ действующих технологий и их оптимизация

3. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

• Ведение кадрового документооборота
• Грамотное оформление сотрудников
• Администрирование деятельности компании с точки зрения трудового законодательства

Кадровое делопроизводство требует очень серьезного внимания. Обычно этим занимается инспектор по кадрам. Один инспектор отдела кадров может грамотно и оперативно работать с документами примерно 250–300 человек при условии средней текучести персонала и удаленности ресторанов.

4. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ

• Адаптация сотрудников: проведение welcome-тренингов, разработка и контроль прохождения программ стажировки, участие в процедуре аттестации по итогам стажировки
  
• Определение потребности в обучении
• Разработка системы обучения (вид обучения, периодичность, подготовка материалов) и наставничества
• Проведение обучения

5. АТТЕСТАЦИЯ

• Разработка системы эффективности оценки работы сотрудников
• Проведение аттестации
• Анализ результатов оценки
• Проведение коррекционных мероприятий/тренингов или принятие административных решений при необходимости
  

6. МОТИВАЦИЯ ПЕРСОНАЛА

• Формирование мотивационной программы для работников компании, работа с материальными и нематериальными факторами
• Формирование управленческого штатного расписания
• Проведение анализа эффективности затрат на оплату труда (контроль доли ФОТ в обороте ресторана — в зависимости от уровня ресторана определяется норма доли ФОТ в структуре выручки. Эту норму должен определить операционный директор с финансовым директором после глубокого анализа бюджета)
• Создание эффективной системы материального стимулирования (разработка повременно-премиальной системы оплаты труда, критериев премирования, способов и инструментов администрирования оплаты труда)
• Контроль корректности начислений (табели, способы начислений и выплат, снижение рисков компании при непрозрачных расчетах).

7. ОХРАНА ТРУДА

• Выполнение требований законодательства (обеспечение наличия необходимого минимума мероприятий и документов, снижающих риск штрафов; проведение предварительных и периодических медосмотров, наличие необходимой документации по охране труда)
• Контроль за актуальность санитарных книжек

8. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА

• Формирование ценностей, правил и традиций
• «Идеологическая» работа с сотрудниками по продвижению принятой в сети или заведении культуры
• Развитие и продвижение привлекательного имиджа компании как работодателя

Хотелось бы еще раз отметить одно важное обстоятельство: отдел персонала является службой, которая помогает грамотно управлять людьми, организует и поддерживает этот процесс. Однако ответственными за персонал остаются руководители каждого подразделения. Не служба персонала. Один директор ресторана мне как-то пожаловался на службу персонала такими словами: «Наш тренер не справляется с ситуацией: он учит-учит, а официанты все равно не выполняют. Вот я ему, тренеру, и говорю: твой официант плохо работает!». 

Больше всего, мне кажется, тут интересна формулировка «твой официант». Нет, дорогой товарищ, это ТЫ своего официанта не смог довести до ума, не смог грамотно воспользоваться предложенной тебе помощью отдела персонала. Потому что ответственность за сотрудника лежит на руководителе, а не на отделе кадров, HR-службе или отделе персонала.