Антикризисное предложение: возможные форматы бюджетного кейтеринга

В новых условиях изменилась сама структура кейтеринга: корпоративных ивентов стало меньше, но увеличилось число деловых мероприятий — форумов, конференций, семинаров и пр. Бизнес-событий практически не коснулись кризисные изменения, а вот расходы на корпоративные праздники значительно снизились.

С ТОЧНОСТЬЮ ДО ГРАММА

Если раньше питание на корпоративных мероприятиях было рассчитано на всех присутствующих и «с запасом», то теперь на одних мероприятиях угощают только VIP-гостей, на других — небольшой объем блюд обеспечивается компанией, а остальное приглашенные оплачивают самостоятельно.

Основные форматы кейтеринга — коктейль, фуршет, банкет, гала-ужин, буфет, шведский стол — остались прежними, но порции стали меньше. Еще пять лет назад считалось, что во время банкета на каждого человека должно приходиться до полутора килограммов еды, сейчас компании пришли к выводу, что такое количество еды совершенно излишне. Однажды на своем корпоративе мы провели эксперимент: после мероприятия всю оставшуюся еду не выбрасывали, а складывали в специальные мешки и ставили на весы. Таким образом, удалось выявить, сколько продуктов человеку достаточно для насыщения во время мероприятия при наличии алкоголя, музыкальной программы, танцев. Оказалось, что выхода блюд весом килограмм — килограмм двести с запасом хватит для организации банкета с регламентом 5–6 часов. Сокращение объема выходов — один из наиболее эффективных способов сэкономить.

ДАРИТЬ ЭМОЦИИ

Сегодня основной задачей, которая стоит перед кейтерингом, является не столько накормить людей, сколько удивить. Качественная еда — неотъемлемая часть хорошо проведенного мероприятия, но, для того чтобы по-настоящему поразить и эмоционально вовлечь гостей, нужна креативная подача. При подготовке каждого мероприятия нужно обдумать новые ходы, придающие событию индивидуальность, отражающие особенности клиента, с которым мы работаем: это может быть деталь в одежде персонала, цветовая гамма, способ подачи, украшение стола или что-то другое.

Например, во время Чемпионата мира по легкой атлетике в 2012 году мы с помощью аквагрима рисовали на лицах официантов воробьев (символ чемпионата). Такие детали не требуют больших затрат, но они создают настроение.

РАЗУМНАЯ ЭКОНОМИЯ

Конечно, санкции и изменение курса рубля напрямую повлияли на стоимость продуктов, и кейтеринговые компании стремятся различными способами снизить себестоимость блюд: с помощью изменения технологии приготовления, замены некоторых составляющих блюд на более доступные аналоги, смены иностранных поставщиков на российских и так далее. Однако объективно есть более затратные составляющие бизнеса, с сокращения которых следует начать, — логистика, содержание офиса, складов, оборудования.

Например, в структуре ГК «КорпусГрупп» есть отдельный проект Rent4party, специализирующийся на аренде оборудования и инвентаря. Когда клиент решает обратиться за услугами к другой кейтеринговой компании, остается большая доля вероятности того, что эта компания возьмет часть оборудования в аренду у нас. Это, с одной стороны, помогает нам компенсировать недобор, а с другой — позволяет содержать складские помещения.

Еще одно экономичное решение мы открыли для себя во время кризиса 2009 года: перешли на транспорт с механическими лопатами и паллетной перевозкой всего оборудования, также паллетное хранение организовано и на нашем складе. Это позволяет снизить время на разгрузку и погрузку и обойтись без ручного труда.

Эффективным способом снижения затрат является уменьшение расходов на обслуживание и персонал. Недавно мы поменяли схему обслуживания в компании: теперь помимо сотрудников, работающих за столами, на крупных мероприятиях мы стали использовать «ежи» — телеги, которые вывозятся с частью продукции в зал. Они хорошо смотрятся, упрощают работу, позволяют сократить число персонала.

Есть ряд аутсорс-компаний, регулярно предоставляющих нам временный персонал. Помимо высококлассных профессионалов мы берем и начинающих специалистов, и специалистов среднего уровня, которых обучаем, развиваем, чтобы затем привлекать на крупные проекты. Не на каждое мероприятие требуются люди с огромным опытом работы, клиент сам может выбрать, какой персонал ему лучше подходит.

Для нас было принципиальным полностью сохранить штатный персонал и в первый, и во второй кризис. Состав нашей команды не менялся уже более восьми лет. Наличие костяка проверенных людей, работающих по определенным стандартам, позволяет сохранять высокий уровень сервиса.

ОТКРЫТЫЙ ДИАЛОГ

Прозрачные отношения с заказчиком важны всегда, но в кризис их значение еще более усиливается. В условиях, когда практически каждое мероприятие проводится с ограниченным бюджетом, правильнее всего вместе с клиентом подумать, какие статьи расходов можно сократить. Например, если речь идет о трехдневном загородном мероприятии, то стоит задуматься о том, что выгоднее — поселить персонал рядом с местом проведения или ежедневно организовывать трансфер. Если у заказчика есть возможность разместить персонал, это в любом случае будет дешевле. Затем, есть разные варианты организации производственной площадки: в некоторых случаях клиент может договориться с арендодателем, чтобы площадку нам предоставили, либо опять же придется все привозить с собой.

Стоит наладить свою работу так, чтобы стать абсолютно откровенным с клиентами: сколько обслуживающего персонала задействовано на мероприятии, как выстроены все составляющие организации кейтеринга, что входит в каждую статью расходов и сколько вы заработаете на данном проекте. Именно открытый диалог помогает найти лучшие решения по оптимизации бюджета, выгодные обеим сторонам.