законодательство |  Декабрь 2014

Алкогольные декларации: как избежать расхождений

Участники рынка алкоголя обязаны ежеквартально отчитываться в Росалкогольрегулировании (РАР). При этом декларации должны быть представлены исключительно в электронном виде — таково требование законодательства

Алкогольные декларации: как избежать расхождений
Минюшина Дарья

Однако если в декларациях поставщика алкоголя и розничной точки — магазина, ресторана или бара — обнаружатся расхождения, то контролирующий орган документ не примет. При этом «виновника» расхождений РАР, как правило, не указывает. И если нестыковок много, то помимо штрафов на крупные суммы в 40–50 тыс. руб. высок риск приостановления лицензии. Разбираться с проблемой предстоит самим компаниям. Дарья Минюшина, специалист по сдаче алкогольных деклараций Buddha Bar, делится собственным опытом.

— Дарья, в чем, на ваш взгляд, основные причины расхождений в отчетности поставщика и ресторана?

— Причин несколько. Во-первых, встречаются обычные ошибки, которые может допустить любая из сторон. Просчеты в учете чаще случаются у ресторанов, поскольку у оптовиков более жесткий контроль. Во-вторых, смена правил игры государством тоже вносит свою лепту. К примеру, введение лицензирования на прежде не лицензируемый алкоголь, изменение нормативов отпуска продукции. Вот недавняя история с правилами декларирования сидра, пуаре, медовухи. В мае вышел приказ РАР (от 06.05.2014 №129), в котором предписали в форме 12 (декларация по пиву) указывать для этой продукции отдельные коды — 261, 262, 263 соответственно. Однако уже в июне РАР сообщает, что в декларации за II квартал 2014 года допускается использование кода 260 для отражения остатков товара. В начале июля РАР без уведомления ввел контроль над КПП торговых точек: они больше не могли иметь одинаковый КПП. Организации в массовом порядке устремились в налоговые органы, чтобы получать новые КПП для своих торговых точек. За всем этим неизбежно последовала серия расхождений в декларациях.

Нужно признать, что поставщикам несколько проще — благодаря жесткому контролю государства они следят за изменениями законодательства и довольно оперативно получают всю нужную информацию. Если же главный бухгалтер ресторана вдруг пропустит реформы, то нововведения могут быть упущены. И приходится разбираться, почему у контрагента данные не совпадают с нашими. 

— Насколько часто случаются расхождения в декларациях?

— Согласно опыту расхождения возникают более чем в 80 процентах случаев. И чем больше объем реализации, чем обширнее сеть контрагентов, тем чаще. Если точка невелика, то не составит труда проверить 3–5 позиций по алкоголю заблаговременно. Если же ресторан крупный, то счет идет на десятки сотен позиций самого разного алкоголя. Лишний раз это подтверждается и статистикой: только с начала текущего года ФСРАР назначил проверки более чем в 880 организациях и приостановил действие лицензий у 615 предприятий. Понятно, что последнее чревато не только убытками, но и утратой позиций на рынке.

— В чем сложность устранения уже выявленных РАР расхождений в отчетных данных поставщика и ресторана?

— Дело в том, что РАР просто отмечает факт расхождений, без детализации и уточнения, кем допущена ошибка. Процедура устранения расхождений не формализована, поэтому рестораны нередко становятся заложниками не слишком ответственных контрагентов, которые не удосужились представить нужные данные до истечения срока подачи деклараций. Многое зависит от взаимоотношений с контрагентом, от достигнутых договоренностей. Наконец, от того, в каком формате от него приходят данные.

К примеру, накладная на алкогольную продукцию должна сопровождаться справкой (ее формат утвержден постановлением Правительства РФ от 31.12.2005 №864). Из разделов А и Б справки теоретически можно почерпнуть необходимую информацию при условии, что вся она отражена. На практике это часто не так. Иной раз контрагент предоставляет некую выгрузку из своих учетных систем, например, в виде таблицы Excel. Все эти варианты не исключают значительных затрат труда, доля ручной работы высока. Несколько проще, если данные приходят в электронном виде (xml-файлы), но и это не слишком облегчает ситуацию. К тому же приходится вносить правки и в учетную систему ресторана. На проверку выявления и устранения причин расхождений в общей сложности может уходить до нескольких дней.

— Что вы могли бы порекомендовать для снижения рисков санкций РАР?

— Снизить риск санкций РАР позволит сверка данных с контрагентами. Ее желательно проводить до подачи декларации. И не один раз в квартал, а ежемесячно, чтобы разбить весь объем работ на меньшие блоки. Тем самым повышаются шансы избежать аврала накануне сдачи документов.

Чаще всего расхождения встречаются в КПП ресторана и производителей, в номерах и сроках действия лицензий контрагентов, объемах продукции у поставщика и продавца алкоголя. Очень полезно согласовать с контрагентами единый формат номеров товарно-транспортных накладных (0012 или 12), кодов и наименований алкогольной продукции в справочниках товаров («Вино виноградное» код 401 или «Вино натуральное» код 400), единообразном наименовании компаний (ООО «Ромашка» или «Ромашка»). Расхождения такого рода тоже не позволят автоматически сопоставить данные в учетных системах.

Добиться идентичности информации со всеми поставщиками — крайне трудоемкая задача. Решить ее при бумажном документообороте практически невозможно. Участники рынка сегодня активно переходят на электронный документооборот (ЭДО) — это позволяет передавать контрагенту нужные для декларирования данные с каждой поставкой. Но внедрение ЭДО — процесс длительный, а сдавать декларацию нужно ежеквартально. Разрешить проблему контроля данных в уже подготовленных алкогольных декларациях помогают специальные сервисы для сверки. Их использование продиктовано логикой бизнеса, потребностью уйти от ручного труда, сэкономить время специалистов и средства.

— Как именно работает такой сервис?

— Поясню на примере сервиса, который выбрала для себя, — это «Алкосверка». Принцип работы несложен. В период подготовки к сдаче в сервис загружаются формы деклараций 11 и 12 (у поставщика — 6 и 7), выполненные в нашей учетной системе. Данные сопоставляются автоматически — одновременно со всеми контрагентами, чьи декларации помещены в систему. Количество сверяемых форм не ограничивается. Протокол сверки делается по каждому контрагенту. Таким образом, поставщик и ресторан снимают проблемы «на берегу», еще до отправки деклараций. Убедившись, что расхождений нет, можно сдавать документы в РАР.

Очень удобно, что расхождения выявляются сразу, по сути, еще до полной загрузки данных. Вносить исправления на этом этапе гораздо проще. Еще есть фильтры, позволяющие задать проверку только на предмет расхождений. Или конкретно по отдельному поставщику.

— Насколько сложно освоить работу с таким сервисом, если нет специальной подготовки?

— Сегодняшний тренд — чем проще, тем лучше для пользователя. Необходимо отметить, что у выбранного нами сервиса очень простой интерфейс. Никакой специальной подготовки для работы не потребовалось. Вдобавок разработчики снабдили пошаговой пользовательской инструкцией, написанной простым языком. Вплоть до пояснений, что означает та или иная цифра, на какую кнопку нажать и пр. Наконец, сервис — облачный. Проще говоря, он не требует ни специальной установки, ни сложной интеграции в информационные системы ресторана. Начинать работу можно сразу после заключения договора. В результате процентов девяносто прежних трудозатрат ушли. Оставшиеся десять процентов усилий приходятся на правку: если знаешь, в чем проблема, то несложно понять, как ее решить. 

— Есть ли какие-то моменты, которые хотелось бы изменить, устранить?

— Не совсем устранить... Скорее, хотелось бы получить полностью комплексный сервис, желательно интегрированный с учетной системой. Чтобы можно было формировать и проводить сверку, сдавать декларации, и все это в единой программе. Очень разумно соединить сервис для отправки и сервис для проверки — это выгодно для всех декларантов.

— Вы стали бы рекомендовать коллегам работу с подобным сервисом?

Именно так я и поступаю, это в наших интересах. Если поставщик работает с рестораном и заинтересован в снижении рисков и отказе от рутинных процедур, то имеет прямой смысл работать с сервисом. И выявлять все огрехи буквально в считанные минуты. Чем больше контрагентов перейдут на такую же систему, тем ниже будет вероятность расхождений. Поэтому мы сами приглашаем их к участию. И рассчитываем на высокий экономический эффект.



Опубликовано:
21/12/2014

Рекомендуем

Конъюнктура

От кухни до пассажирского кресла

Кошерное бортовое питание  для пассажиров авиакомпаний «Аэрофлот» и Lufthansa от фабрики-кулинарии «Пинхас»
В фокусе

Отечественный стиль

Характеристика рынка корпоративного, индустриального и социального кейтеринга в современной России от Кирилла Погодина
Рейтинги

Близость к народу?

Александр Кан о блогерах и конструктивной критике
Конъюнктура

Кухня цветов и трав

Елизавета Целикова-Пак, управляющая ресторана «Баран-Рапан», рассказывает о дуальной концепции ресторана и гастроботанике.
Конъюнктура

Булочная vs супермаркет

«Хлеб и еда» — первая в России школа, где учат мастерству ремесленного хлеба