банкеты |  Март 2013

Организация банкета

Как подготовить и провести идеальный банкет: советы от Сергея Крылова, руководителя службы кейтеринга ГК «АРПИКОМ».

Организация банкета — дополнительная возможность для ресторана увеличить доход. Во-первых, банкетное меню обычно заказывается на определенное количество гостей, а это означает гарантированную посадку и прогнозируемую выручку. Во-вторых, в России принято проводить праздники богато и хлебосольно. Русская традиционная щедрость позволяет ресторанам зарабатывать больше. В-третьих, банкетное меню, как правило, комплексное. В него включаются закуски, основные блюда, десерты, напитки. Гости, которые приходят на обычный ужин в ресторан, заказывают меньший набор блюд, в этой связи банкеты всегда финансово эффективны. И последнее. На любой банкет приходит процент новых гостей, которые посещают ресторан впервые. Если им нравится, то они возвращаются.

Сергей КРЫЛОВ,
руководитель службы кейтеринга
ГК "АРПИКОМ"

Огромную роль в этом бизнесе играет фактор сезонности, когда каждый ресторан пытается привлечь максимальное количество заказчиков — летом (пикники, выездные мероприятия) и в новогодние праздники. Чтобы продавать максимально эффективно в течение всего года, стоит проанализировать потребности в подобного рода услугах. Например, прибыльной нишей является сопровождение деловых мероприятий, так как они проводятся круглый год.

Каждая компания работает с клиентами по своим методикам: использует личные связи, организует мероприятия для подрядчиков, применяет «холодные» звонки, размещает рекламу на специализированных ресурсах. Если говорить об опыте компании «АРПИКОМ», то наши заказчики — гости ресторанов GOODMAN, «Филимонова и Янкель», «Колбасофф». Безупречная репутация говорит сама за себя.

Кейтеринговые компании в отличие от аналогичных служб при стационарных ресторанах ощущают зависимость от фактора сезонности гораздо сильнее. Ведь кейтеринг, как правило, имеет производственную основу на базе точки общественного питания. Без такой основы у него нет достаточной финансовой состоятельности для полноценного существования и развития в периоды ярко выраженной сезонности, что влечет ухудшение качества предоставляемой услуги и конкурентной способности на рынке. Конечно, по объемам продаж период предновогодних праздников сложно приравнять к какому-либо другому периоду. Но многие компании переносят празднование Нового года на январь. Это снижает их затраты на аренду площадок, развлекательную программу, стоимость меню и т.д. В последние годы потребность в кейтеринге растет. Он востребован не только на корпоративных, но и на выставочных, презентационных, имиджевых, частных мероприятиях, в результате чего сезонность сглаживается, ведь они проходят в течение всего года. И объем их с каждым годом увеличивается, как и конкуренция среди кейтеринговых компаний.

Вопрос о роли человеческого фактора в получении прибыли от банкета нужно рассматривать с двух позиций. Первый аспект — человеческий фактор как синоним работы эффективного менеджера по продажам, который умеет правильно предлагать услуги, решать проблемы заказчиков, подходить к проектам креативно. Второй аспект — непосредственно работа обслуживающего персонала на мероприятии (от повара до официанта). Если повар готовит с душой, официанты безупречны, то банкет будет идеальным и к вам наверняка обратятся еще раз или порекомендуют знакомым. В компании «АРПИКОМ» работает специальный учебный центр, поэтому каждый сотрудник является настоящим экспертом — в мясе, рыбе, винах. Такой подход очень ценится на рынке.

В банкетном меню, как правило, все разделы являются универсальными. Это холодные и горячие закуски, салаты, основное блюдо, фрукты и, конечно, десерт. Дополнить ассортимент можно кушаньями, которые будут приготовлены при гостях. Это может быть как горячее, так и десерт. Такой подход придает мероприятию зрелищность.

Состав блюд зависит от формата банкета: если у нас организуется гала-ужин с порционной раздачей, то в качестве закусок подается нечто нейтральное, что нравится всем (например, можно предложить овощи, но не морепродукты). Если вы накрываете фуршет, на столе должен быть представлен весь ассортимент блюд (от рыбы до мяса), чтобы каждый мог выбрать что-то на свой вкус.

Если говорить об основном блюде, то, как правило, его выбирают исходя из направленности ресторана. Стандартный выход блюд: банкет на 5 часов — выход не менее 1 кг на человека, фуршет — не менее 700 г.

Внешний вид блюда и способ его подачи определяет бренд-шеф. На оформление влияют многие факторы, и в первую очередь это вид обслуживания. Например, для фуршета следует учитывать простоту употребления и мобильность. Немалое влияние оказывают и место проведения мероприятия, и сезонность, и само собой концепция ресторана.

Чтобы рассчитать стоимость банкета, необходимо в первую очередь проанализировать себестоимость сырья, постоянные и переменные затраты. Банкет — услуга, в которой стоимость каждого мероприятия просчитывается индивидуально. Допустим, сырьевая составляющая при одинаковом ассортименте меню на двух мероприятиях может остаться неизменной, а расходы на логистику, аренду ресторанного оборудования, оплату работы обслуживающего персонала влияют на формирование стоимости.

Соответственно, бюджет на одного человека формируется из затрат на банкет, аренду места проведения, логистику продуктов и персонала, дополнительные опции, такие как мебель, декор, посуда…

Объемы продуктовых закупок рассчитываются исходя из ассортимента меню и количества гостей. Существуют определенные стандарты при подборе персонала (стол, где присутствуют 8—10 человек, обслуживает один официант, соответственно, для обслуживания фуршета потребуется меньше людей).

Конечно, крайне важно качество блюд и обслуживания. Нередко в ресторанах, как и во время выездного обслуживания, можно увидеть оригинальную подачу блюда, но по-настоящему его оценить вы сможете, только тогда, когда попробуете. В кейтеринге нельзя также экономить на логистике, техническом оснащении ресторана, местах проведения праздников. Ведь если мероприятие проходит на открытой площадке, то невозможно удалить из сметы шатры или тентовые конструкции. Погодные условия непредсказуемы, а вот настроение гостей на таком вечере предсказать можно.

Каждое мероприятие нужно рассматривать индивидуально. Многое зависит от приоритетных критериев заказчика. Комфортное или эксклюзивное место проведения, наличие деликатесных продуктов, сервировка, текстиль, уровень обслуживающего персонала — все это может влиять на стоимость услуги. Специалист банкетной службы всегда подскажет, на каких статьях расходов вы можете сэкономить без ущерба мероприятию с учетом всех приоритетов и пожеланий заказчика. Для того чтобы ничего не забыть, есть специально прописанные алгоритмы. Тайминг включает в себя прогноз времени, необходимого для всей логистики, заготовки поваром блюд, заказа продуктов и доставки от поставщика.

Всегда ли нужна развлекательная программа на банкете? Чтобы ответить на этот вопрос, важно понимать цель проведения мероприятия. Если вы готовите деловую встречу, то в развлечениях нет необходимости. Наоборот, нужно будет сделать атмосферу комфортной для проведения переговоров. Если у вас торжественная цель, то, конечно, необходима дополнительная программа.

В заключение могу порекомендовать несколько правил организации банкета:

• выбрать event-агентство, зарекомендовавшее себя как надежный партнер;
• придумать интересную и подходящую концепцию мероприятия;
• составить развлекательную программу с учетом интересов гостей;
• правильно выбрать площадку, которая будет максимально соответствовать концепции и техническим возможностям event-агентства и кейтеринга;
• позаботиться о трансфере для гостей;
• выбрать кейтеринг с необходимой производственной базой, имеющий собственный профессиональный обслуживающий персонал и опытный менеджмент;
• предварительно продегустировать меню, предлагаемое кейтеринговой компанией;
• организовать совместную встречу всех задействованных в событии участников;
• по возможности посетить одно из мероприятий event-агентства и кейтеринга;
• появиться на торжестве в хорошем настроении.

Опубликовано:
04/03/2013

Рекомендуем

Рекомендации

Кухня есть кухня

О специфике F & B направления в отелях демократичного сегмента
Маркетинг

Социальные сети: с чего начать?

Все нюансы digital-маркетинга
Менеджмент

Как увеличить популярность профессии?

Для теперешних соискателей популярность профессии далеко не всегда связана с материальной мотивацией
Рекомендации

Пять шагов к бережливому ресторану

Алгоритм создания ресторана без потерь от Марселя Зиганшина, руководителя «Университета Додо» (международная сеть сеть «Додо Пицца»)
Рекомендации

Как сделать так, чтобы персонал хотел работать лучше и приносить вам больше прибыли?

iiko поможет наладить коммуникации в коллективе и автоматизировать рутину
Рекомендации

Как накормить 15 миллионов немцев

Кантина (kantine) - столовая по-немецки