менеджмент |  Июнь 2012

Принципы эффективной организации

«Это, конечно, дурацкая работа, но кто-то же должен ее делать…». Почему ни в коем случае нельзя говорить так сотрудникам?

Принципы эффективной организации
Богатова Наталья
Сооснователь агентства интернет-рекламы и маркетингового консалтинга Create It GROUP
Организация труда — это процесс делегирования и координации задач и ресурсов с ответственностью, полномочиями и отчетностью, которые четко определены. Что мы получаем, если инвестируем свои силы и время в правильную организацию труда, и как ее добиться?



Преимущества хорошей организации труда

Полномочия и ответственность сотрудников четко определены; каждый знает, что от него ожидается.
• Обязанности распределены справедливо; сотрудники имеют определенный объем работы, с которым они согласны.  
• Использование ресурсов максимально эффективно; отсутствует дублирование обязанностей.  
• Координация работы непрерывна; сотрудники работают сообща на достижение целей компании.  
• Удовлетворенность сотрудников на высоком уровне; они предпочитают организацию, которая работает слаженно.  
• Выполнение задач достигается; этого можно добиться, только правильно организовав работу.  

Но как правильно организовать работу? Какими принципами при этом необходимо руководствоваться?

Общие принципы

Единство руководства подразумевает наличие одного руководителя у каждого сотрудника и единого плана, который разработан для достижения сотрудниками общей цели.

Командная цепочка означает, что полномочия в организации должны быть четко обрисованы сверху вниз. Каждый должен знать, кто перед ним отчитывается, и перед кем, соответственно, отчитывается он.

Главный принцип, который следует из перечисленного выше, — у каждого сотрудника должен быть только один начальник!

Объем контроля — у руководителя должно быть столько подчиненных, сколько он в состоянии держать под управлением и эффективным контролем. Количество прямых подчиненных может варьироваться. Зависит это от многих факторов, например, области работы компании, уровня ответственности и полномочий конкретного руководителя, задач, выполняемых данным подразделением, и других переменных.

Специализация — каждый сотрудник в организации имеет ясные, определенные функции. Для того чтобы данный принцип соблюдался, руководителю необходимо четко представлять структуру компании и полностью владеть информацией о том, кто, что, где и почему делает и каковы взаимодействия и связи внутри компании. Такие документы, как должностные инструкции, очень помогают определить функции сотрудников.

Координация — процесс интеграции работы подразделений для достижения целей компании. Для начала важно разобраться, в чем состоит цель компании. Затем необходимо понять, какова функция того или иного подразделения в процессе достижения общей цели. В конце концов необходимо координировать действия разных подразделений в ходе реализации цели компании. Подразделение в состоянии приносить пользу только в том случае, если оно включено в общую работу.


Сбалансированные ответственность, полномочия и отчетность — все перечисленные ниже функции сбалансированы между собой и имеют одинаковую важность.

Делегирование — процесс распределения ответственности и полномочий для выполнения задачи. Главное в делегировании — правильно определить, что можно и нужно делегировать, а что должно по-прежнему выполняться руководителем лично. Объем делегируемых задач зависит от многих нюансов, поэтому каждый руководитель определяет его, исходя из собственной ситуации. Тем не менее делегирование — процесс, обязательный для эффективной работы предприятия.

Стабильность сотрудников — работники остаются на своих местах как можно дольше, низкая текучка кадров. Данный принцип существенно влияет на прибыль компании, хотя это не так очевидно, как, например, в случае с арендной платой или закупкой сырья. Но если мы посчитаем, сколько тратится средств на поиск подходящего персонала, его отбор, обучение и т.д., становится очевидной важность стабильности работников.

KISS (Keep It Short and Simple) — как можно больше упрощать процесс работы. На некоторых предприятиях должностные инструкции, нормы и правила похожи на специально зашифрованные сообщения. Предложения настолько витиеватые и непонятные, что сотрудник, особенно новичок, теряется уже с первых страниц. Но неоправданные сложности, существующие только на бумаге, еще не самое страшное. Гораздо хуже, когда сложным является сам процесс работы, тем более если в этом нет необходимости. Причиной усложнения может быть излишняя бюрократизация, когда для принятия простого решения существует кипа инструкций, а также уйма согласований, которые нужно получить.

Гибкость — из каждого правила есть исключения. Ситуационный подход подразумевает не нарушение правил по собственному желанию, а способность мыслить нестандартно, особенно когда ситуация выходит за рамки общепринятых регламентов. Широко известно, что любая ситуация кризиса или форс-мажора требует индивидуального подхода. Однако не только кризис может заставить руководителя отойти от шаблонных решений, иначе не возникало бы новых технологий и подходов в бизнесе.

Власть

Власть — неотъемлемая часть процесса организации работы. Оптимальным является вариант, при котором формальная и неформальная власть находится в одних руках.

Формальная власть начинается сверху организации и делегируется по командной цепочке.

Руководитель имеет право:
— принимать решения;
— издавать распоряжения;
— использовать подконтрольные ресурсы.

Неформальная власть — будучи наделенными формальной властью при вступлении в должность, руководителям приходится приобретать неформальную власть, если ее не было изначально. Неформальная власть, или так называемый авторитет, гораздо легче зарабатывается руководителем в глазах сотрудников при наличии у него следующих качеств:

• Технические навыки, то есть доскональное знание работы.
• Истории успеха — отличная предыдущая работа.
• Навыки общения с людьми.
• Доверие — открытость и честность в отношениях.

Организация работы заведения

Существуют три инструмента организации/реорганизации, которые должны быть разработаны до начала рабочего процесса:

1. Построение организационной структуры.
2. Выработка политики, процедур, правил.
3. Разработка должностных инструкций (ответственность, задачи, функции).

Кому руководитель должен делегировать полномочия в первую очередь?

Лучше всего делегировать тем, кого вы собираетесь продвигать. Старайтесь учитывать интересы сотрудников, не перегружайте их. Не пытайтесь слишком высоко поставить планку. Отведите время на обучение сотрудников, прежде чем с них спрашивать.

Для того чтобы перейти от теории к практике, ознакомимся с алгоритмом делегирования, который поможет правильно выстроить передачу полномочий и позволит вам, как руководителю, развивать подчиненных и развиваться самому.

Шаг 1. Объясните сотруднику, почему возникла потребность в делегировании и почему именно ему вы передаете ту или иную обязанность.

Ваши объяснения помогают работнику увидеть картину в целом и понять важность делегируемой ему работы. Нужно мотивировать сотрудника, показав ему, что вы его цените. Не используйте подход: «Это, конечно, дурацкая работа, но кто-то же должен ее делать…».

Шаг 2. Установите задачи, определив ответственность, масштаб полномочий и сроки.

Делегирование — это планирование, и начинается оно с постановки цели, которую должен достичь сотрудник.

Пример:

1. Составлять список поставщиков и предоставлять его управляющему каждую пятницу в 12.00 (полномочие информировать).

2. Заполнять заказ поставщикам и предоставлять его управляющему каждую пятницу в 12.00 (полномочие рекомендовать).

3. Заполнять заказ поставщикам, подписывать его и отправлять в отдел закупок, предоставляя копию управляющему каждую пятницу в 12.00 (полномочие докладывать).

4. Заполнять заказ поставщикам, подписывать его и отправлять в отдел закупок, оставляя копию себе каждую пятницу в 12.00 (полные полномочия).

Шаг 3. Разработайте план.

При разработке плана должен быть составлен операционный листок. Часть плана может составлять обучение сотрудника. В случае необходимости взаимодействия сотрудника с другими службами руководитель должен дать распоряжение по поводу предоставления ему необходимой информации и поддержки.

Для успешного делегирования очень важен выбор правильного управленческого стиля.

Шаг 4. Установите контрольные точки.

Крайний срок окончания делегирования должен быть установлен в задачах. Начальник и подчиненный должны согласовать следующие вопросы: форма контроля (звонок, визит, служебная записка, подробный отчет) и временные рамки (ежедневно, еженедельно, после определенных шагов, выполненных до того, как перейти к следующему шагу).

Шаг 5. Введите отчетность со стороны сотрудников.

  Сотрудники более продуктивны, когда их работа измеряется и оценивается. Руководитель должен оценивать работу на каждой контрольной точке и после ее полного завершения; в результате контроля следует поощрить или наложить взыскание в зависимости от ситуации.


Опубликовано:
21/06/2012

Рекомендуем

Менеджмент

Кто отвечает за будущее?

Большой бизнес требует научного подхода
Рекомендации

Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху
Рекомендации

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами
Рекомендации

Классовые различия

Меню кондитерских изделий должно четко соответствовать классу заведения
Менеджмент

Всем — профилактика

Важно не бороться с воровством, а заниматься построением таких систем, которые будут носить профилактический характер