Планирование: как увеличить шансы на успех

Однако еще до открытия точки общественного питания мы обязаны также просчитать, станет ли заведение прибыльным, оправдает ли наши надежды в части финансовых результатов. Кроме того, мы планируем, будет ли это авторский ресторан или сетевой проект, поскольку все дальнейшие шаги в каждом случае сильно разнятся. Нам придется также запланировать бюджет, который позволит правильно распределять финансовые ресурсы и развиваться бизнесу дальше. И все это еще до открытия!

После знаменательного события планирования не убавится, изменятся только формы. Также придется сверяться с планами и анализировать, насколько задуманное выполняется. Надо вовремя вносить коррективы, чтобы не остаться в конце «у разбитого корыта» только оттого, что красивая и стройная программа где-то не сработала, а мы этого вовремя не заметили. План — это не железобетонная конструкция, он, несомненно, подлежит изменениям. И гибкость руководителя помогает своевременно принимать меры, позволяющие вернуться на путь, ведущий к достижению поставленной цели, даже если мы где-то ошиблись в первоначальных замыслах.

Планирование вообще можно определить как процесс установления цели и определения, кто, что, когда, где и как будет делать для ее достижения. Важно запомнить, что планирование само по себе не гарантирует успех, но увеличивает шансы на него.

Плановые плюсы

Я знаю многих руководителей, особенно в ресторанном бизнесе, которые говорят, что у них нет времени на планирование. Зачем же нам нужно тратить на него время? Что оно дает?

Ориентиры для работы персонала. Четкие планы позволяют сотрудникам достигать цели, поставленные перед ними. Каждый может понять свою роль и внести посильный вклад в общую цель подразделения.

В заведениях, где план ставился для управляющего, который разбивал его в свою очередь на планы для менеджеров смены и рядового персонала, финансовые результаты значительно улучшились. Каждый четко понимал, что общий итог зависит от него и что при его достижении личные доходы также вырастут. Это дало сотрудникам ощущение причастности и понимания собственного вклада.

Предотвращение проблем. Во время планирования управленец может предвидеть возможные проблемы и предотвратить их. Составление планов позволяет иметь в наличии все необходимые ресурсы, чтобы работать эффективно.

Например, ошибка, которую совершает большинство управленцев при планировании, — это отсутствие планово-убыточного периода. Конечно, всем хочется, чтобы с первого же месяца работы заведение приносило операционную прибыль. К сожалению, особенно после кризиса, раскрутка новой точки стала проходить гораздо сложнее. Потому рисовать радужные планы вместо того, чтобы реально взглянуть на ситуацию, — это не самый лучший способ получения средств.

Более эффективное принятие решений. Руководители ежедневно принимают решения, оказывающие влияние на подразделения. Если вы держите в голове определенный план, то повседневные ответы находятся гораздо быстрее.

К примеру, у вас в заведении на следующий год намечена замена посуды. Естественно, этот немалый платеж вы будете относить на тот месяц, когда запланированная прибыль выше.

Оптимизация работы. Руководители, которые планируют, как произвести больше и при этом потратить по минимуму, получают лучшее качество, более низкую цену, меньше затраченных усилий и лучшую координацию действий по сравнению с теми, кто планами не утруждается.

Планирование — одна из основных управленческих функций. С ее помощью можно заранее распределить ограниченные ресурсы таким образом, чтобы использовать их максимально эффективно для достижения целей компании.

Этот, казалось бы, очевидный принцип зачастую не принимается во внимание. Например, чтобы летнее кафе работало с полной отдачей, нужно набрать персонал заранее и обучить его к началу сезона. Те, кто этого не делает, сталкиваются уже летом с отсутствием персонала на рынке. Соответственно, они вынуждены проводить набор низкоквалифицированных кадров, которых и обучать-то уже некогда, так как начинается высокий сезон. В итоге кадры получаются дорогими, некачественными, обслуживание оставляет желать лучшего, эффективность предприятия низкая.

Контроль. Планирование помогает руководителям измерять свой прогресс и предпринимать корректирующие действия для достижения целей.

В каждом заведении мы устанавливаем план по выручке и по прибыли на квартал. Соответственно, управляющие предприятий общественного питания могут регулировать расходы внутри периода и вносить коррективы в работу подразделений для выполнения плана.

Не уйти в минус

Не всякое планирование приносит результаты. Какие ошибки подстерегают управленца, желающего начать такой процесс? Что может быть сделано не так?

Плохо поставлены цели. Нечеткие и нереалистичные цели выливаются в разочарование сотрудников, которые не могут их достичь. Главная характеристика хорошего планирования — это понимание того, зачем вы вообще планируете. План «для галочки» не может принести положительных результатов.

Некорректная информация. Планирование зависит от начальной информации, на которой оно построено. Необходимо сначала собрать весь материал и только потом приступать к процессу, основываясь на достоверных фактах.

Недостаток коммуникации и последующего контроля результатов. Сотрудники должны знать, каковы планы и удается ли им двигаться к поставленным целям. Это возможно только тогда, когда управленец измеряет, насколько результаты достигаются, и своевременно предпринимает корректирующие действия.

Если не получается планировать, вы фактически программируете, чтобы это не вышло! Зачастую руководители называют две причины, которые мешают им планировать: недостаток времени и необходимость быстро принимать решения и действовать. Первая основывается на весьма сомнительной логике. Вы не можете потратить один день на составление плана, зато потом готовы неделями, а то и месяцами «разгребать» проблемы, которые возникли из-за непродуманности последствий ваших решений. Вторая причина тоже очень легко оспаривается здравым смыслом. Не зря придумали поговорку «Семь раз отмерь, один — отрежь». Она вполне отражает тезис о необходимости планирования. Действия, которые производятся необдуманно, без предварительного просчета их результатов, могут привести к негативному итогу.

Исключением, пожалуй, может служить только кризисная ситуация, при которой раздумье и долгое планирование действительно непозволительны. Однако даже в таком случае, как только появилось временное окно, управленцу нужно постараться распланировать дальнейшие шаги.
/a