бюджет в ресторане |  Октябрь 2015

Бюджетирование в ресторане: как правильно? Часть 1

Фрагмент из новой книги Виолетты Гвоздовской «Управление рестораном, который любит прибыль»

Бюджетирование в ресторане: как правильно? Часть 1
Гвоздовская Виолетта
Активно практикующий управленец ресторанами и ресторанными сетями, преподаватель первого он-лайн университета ресторанного бизнеса Welcomepro.ru, автор книг «Управление рестораном, который любит прибыль» и «Управление рестораном, который любит гостей»

Иногда слышишь: «Зачем мне все это знать, я же просто директор ресторана!». От этого «просто» коробит. Быть руководителем предприятия под названием «ресторан» очень даже непросто, если делать это достойно и качественно, а не просто приходить утром, гонять персонал, решать какие-то вопросы и уходить.


Управлять рестораном в том числе значит уметь управлять движением денежных средств в вашем бизнесе.


Некоторым управленцам кажется, что прибыль (из отчета о прибылях и убытках) должна быть показателем эффективности работы ресторана. Но она необязательно связана с деньгами. Это прибыль «в общем». Не она оплачивает счета компании. На одну лишь прибыль ориентироваться нельзя.


Чтобы работать, компании нужны деньги (cash). Ресторан может показывать прибыль от своей финансовой деятельности, но у вас может не быть достаточно денег.

Бюджетирование в ресторане: как правильно? Часть 2


Системами учета, контроля движения денежных средств являются:

  • правила работы по созданию платежного календаря, правила формирования заявок на платежи;
  • отчет движения денежных средств, он же Cash flow;
  • план движения денежных средств, он же бюджет движения денежных средств (БДДС).

 


Платежный календарь (ПК)


Это документ, в котором отражается информация о том, что вы собираетесь заплатить (сумма) и кому (получатель платежа) в некий, определенный вами период.


Обычно платежный календарь делают еженедельно. Его собирают накануне будущей недели, чтобы увидеть и согласовать платежи. Платежный календарь является документом финансового менеджмента, по факту он не используется для финансового или экономического анализа.


Основным правилом формирования ПК является то, что он может и должен стать первым документом бюджетного контроля. У данного документа должны быть два ориентира, два ограничителя, на которые должен равняться данный документ: это операционный бюджет и обязательства компании перед поставщиками, подрядчиками, сотрудниками, банками, налоговой и проч.


У вас есть бюджет, по которому вы должны жить и которого должны придерживаться. И еще у вас есть возникшие обязательства (выставленные счета, договора, акты выполненных работ), по которым необходимо осуществлять платежи, перед подрядчиками, поставщиками и партнерами.


Для упрощения составления платежного календаря руководство предприятия и финансисты компании должны согласовать принципиальные правила приоритетности платежей, то есть решить, что нужно всегда оплачивать в первую очередь, что — во вторую, а что — в третью.


Статьи платежного календаря должны иметь высокую степень детализации, вплоть до указания наименований организаций, к которым должны уйти платежи. Но в отношении группировки и последовательности формирования данных они должны быть аналогичными статьям в отчете о прибылях и убытках, отчете по движению денежных средств. Это позволит делать быструю сверку.


В компании должны существовать правила по формированию заявок на платежи и их согласованию. Обычно заявки формируют руководители центров финансовой ответственности в указанные сроки, чтобы финансист (чаще всего казначей) смог свести сводный платежный календарь для согласования с руководителем компании или ресторана. Казначей должен проверить, все ли заявки поданы в соответствии с бюджетом, подтверждены ли они документально (есть ли счета, акты, договора).


Далее платежный календарь согласует руководитель предприятия, и только после этого платежи становятся возможными.


Мне встречались компании, финансисты которых упираются и не делают этот документ. Аргументы у всех одинаковые: трудоемко, топы не дают информацию вовремя, сам владелец или руководитель согласовывает одни платежи, а среди недели требует еще что-то, можно и без платежного календаря жить. Да, можно и счетами пользоваться на кассе, и программу производственного учета не ставить, а карточки от руки писать, но нужно ли? Ответ очевиден. Введение платежного календаря в компании наводит порядок не только в части финансового менеджмента и спокойствия с платежами, но и в формировании заявок на платежи и документообороте внутри компании.



Отчет по движению денежных средств (ДДС)


Это документ, в котором отражено движение денег за отчетный период. В нем указывается входящий денежный остаток, далее формируются все затраты и затем рассчитывается окончательный денежный остаток. Если суммировать все еженедельные платежные календари, может получиться отчет по движению денежных средств за месяц с высокой степенью детализации. Также ДДС описывает финансовую и инвестиционную деятельность ресторана, то есть там будут цифры по части обязательств перед кредитными институтами по выплате кредитов и процентов, все платежи по развивающим и инвестиционным проектам. В отчете ДДС будут отражены платежи, и по дивидендам в том числе. То есть в нем мы видим все без исключения движения денежных средств.


Иногда отчет ДДС называют Cash flow («денежный поток»). Такой подход к формированию отчета по движению денежных средств является прямым  (direct) методом формирования Cash flow.

 


Direct Cash flow формируется в два этапа


1-й этап. Денежные средства в начале периода + полученные от выручки деньги – деньги, уплаченные поставщикам товара и услуг, – деньги, уплаченные сотрудникам, – проценты, уплаченные компанией по полученным ранее кредитам, + проценты, полученные компанией по выданным ею займам (если есть), = движение денежных средств от основной деятельности.


2-й этап. Движение денежных средств от основной деятельности +/– движение денежных средств от инвестиционной деятельности +/– движение денежных средств от финансовой деятельности = баланс денежных средств на конец периода.


Прямой метод дает хорошее представление о том, что происходит с деньгами от операций.


Для тех, кому интересно копнуть глубже, есть метод косвенного (Indirect) формирования Cash flow.

   

Об этом читайте во 2-й части «Бюджетирование в ресторане: как правильно?».


  




Опубликовано:
02/10/2015

Рекомендуем

Менеджмент

Кто отвечает за будущее?

Большой бизнес требует научного подхода
Рекомендации

Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху
Рекомендации

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Важнейшим фактором, определяющим успешность ресторана, является умение грамотно настроить систему управления финансами
Рекомендации

Классовые различия

Меню кондитерских изделий должно четко соответствовать классу заведения
Менеджмент

Всем — профилактика

Важно не бороться с воровством, а заниматься построением таких систем, которые будут носить профилактический характер