Tillypad 9.5: система «Закупки» и другие новые возможности

После обновления программы все коммуникации и процессы – от создания заказа до оформления приходной накладной – можно централизованно вести и контролировать в единой системе.

Как результат, все заявки, заказы и складские перемещения задокументированы, а продукты и расходные материалы заказаны в строго необходимом количестве и именно к тому сроку, когда предыдущая поставка заканчивается. Программа, оперируя данным по нормам расхода в день и срокам доставки, рассчитает рекомендуемый объем закупки и предложит оптимального поставщика. Благодаря Tillypad, управляющие, администраторы и шеф-повара могут быть уверены в том, что нужные продукты всегда будут в наличии, а порча в следствие недорасхода – сведена к минимуму.

Экономьте как на самих закупках, доверив системе контроль закупочных цен, так и на ФОТ. Автоматизировав типовые процессы и наладив коммуникацию сотрудников разных подразделений ресторана в единой системе, можно ускорить множество процессов, высвободить часть персонала, избежать некорректно сформированных заявок со стороны ресторанов, контролировать ответственных сотрудников офиса и работу поставщиков.

Как инструмент «Закупки» оптимизирует процессы ресторана и ресторанной сети

1.    Первичные заявки из ресторанов: безошибочно, быстро и в нужном объеме

Для того чтобы создать и направить заявку в отдел закупок, ответственный со стороны ресторана сотрудник добавляет в форму первичной заявки продукты, запасы которых нужно пополнить. Tillypad не только поможет быстро рассчитать оптимальный объем каждой заказываемой позиции, но и позволит избежать погрешностей со стороны персонала. Исходя из фактического остатка на складе, заданных в системе дневных норм расхода и даты предыдущей поставки, Tillypad сам рассчитает рекомендуемый объем продуктов.

Заявка, объем которой рассчитывается исходя из плановых показателей, называется плановой. Формировать такие заявки просто и удобно, задав единожды плановые значения для расчета. При смене сезона, в преддверии ожидаемого увеличения или уменьшения потока гостей плановые значения расхода продуктов легко корректировать. Специальные механизмы и поправочные коэффициенты помогут настроить программу под текущие реалии.

Случается, что под праздник или банкет необходимо заказать чуть больше, чем обычно. Для этих случаев Tillypad предлагает работать с другим типом заявок – оперативными. Решайте самостоятельно, какие продукты и в каком объеме заказать, указывая вручную требуемые объемы и сроки поставки.  

В зависимости от задач ресторана, направлять в центральный офис можно как оперативные, так и плановые заявки. Итоговым документом со стороны ресторана будет форма первичной плановой или оперативной заявки, в которой будет содержаться информация по складу, ожидаемой дате поставки, список заказываемых продуктов и их автоматически заполняемая номенклатура (объем, артикулы, штрих-коды и т.д.), ответственное лицо, при необходимости – его комментарий.

2.    Работа в интерфейсе «Активные закупки»: информативно, наглядно и удобно

Сразу после того, как сотрудник ресторана изменяет статус заявки на «Оформлена», заявка становится доступной в интерфейсе менеджера по закупкам центрального офиса. Работая с заявкой и подбирая оптимальных поставщиков под каждую позицию, менеджер меняет ее статус (отклонена /не обработана /обработана). На основании выставляемого вручную статуса и вхождения позиции в заявку поставщику, автоматически вычисляется статус каждого заказываемого продукта.

 В ожидании поставки рестораны могут отслеживать изменение статуса своих заявок и каждой позиции внутри них, контролируя со своей стороны полноту и сроки поставки без необходимости связываться с центральным офисом по телефону или электронной почте. Все совершенные отделом закупок изменения: корректура реальных сроков поставки, товарных наименований и комментарии по позициям – сразу же становятся доступными в ресторане, подавшем первичную заявку.

 «Активные закупки» – удобный и мощный рабочий инструмент менеджера по закупкам, позволяющий полностью владеть ситуацией. В информативном и удобном интерфейсе все новые и уже обрабатываемые первичные заявки наглядно отображаются в виде продуктов, а не документов и отфильтрованы по приоритету. Существенно, что в рабочем окне закупщика отображается лишь значимые для него данные, область которых ограничена личной зоной ответственности. Работая только с определенными складами, группами продуктов, поставщиками или ответственными лицами из ресторанов, менеджер не отвлекается на лишнюю информацию.

Основная задача менеджера по закупкам – обеспечить поставку продуктов по минимальным ценам и точно в срок. Tillypad, исходя из оптимальной цены и требуемых сроков поставки, позволит быстро назначить поставщика для каждой заказываемой позиции. Сделать это можно и автоматически, назначив поставщиков по данным из последнего прихода продукта. Если же по выбранному поставщику закончился срок действия договора, система напомнит об этом.

Выделив позиции для оформления заявки поставщику и вызвав контекстную команду «Сформировать заявку поставщику», менеджер переходит в окно заявки.  Проверив полноту и корректность автоматически заполненных данных: поставщика, дату поставки и адрес склада-получателя, документ заявки можно сохранить и присвоить ему статус «не готово» или «отправлена». В первом случае, документ будет доступен для внесения изменений, а содержащиеся в нем позиции не пропадут из «Активных закупок». Во втором случае заявка считается полностью готовой и отправленной на согласование поставщику.

3.    Прием поставки: объективная оценка полноты и качества без лишних хлопот

Когда поставщик подтверждает заявку, а закупщик меняет ее статус в Tillypad, приходит время подготовки к фактическому поступлению. К назначенному дню кладовщик освобождает полки склада и готовит приходную накладную. Сформировать ее с помощью Tillypad очень просто, ведь в 90% случаев спецификация накладной совпадает со спецификацией заявки поставщику. На этом же этапе система автоматически проконтролирует цены закупки, и, если фактическая цена товара отличается от цены, указанной в заявке поставщику, Tillypad сообщит об этом.

После фактического поступления кладовщику остается только изменить статус накладной, а менеджеру по закупкам центрального офиса – проверить цены. В случае полной поставки – провести накладную и присвоить заявке статус «Оприходована». Если же поставка по факту оказалась неполной, заявке присваивается статус «частично оприходована», а полнота прихода автоматически рассчитывается программой и указывается в процентах.

Новый блок «Закупки» не только полностью сопровождает и оптимизирует все задачи отдела снабжения ресторана, но и позволяет контролировать бизнес-процессы на каждом из этапов, проверять качество работы ответственных сотрудников со стороны ресторана, менеджеров центрального офиса и поставщиков.

Некоторые другие обновления в релизе 9.5

Помимо блока «Закупки», в новой версии Tillypad есть ещё несколько доработок, делающих работу с системой еще более быстрой и удобной.

Работа с гостевыми счетами

Обслуживая большие и маленькие компании, официанты в любой момент времени могут разделить гостевой счет на любое количество отдельных счетов, чтобы по отдельности рассчитать каждого гостя, пару или семью. Посетителям это нравится, ведь по итогам вечера каждому из них не придется самостоятельно высчитывать «личный вклад» в общий счет. С Tillypad 9.5 официантам и администраторам стало еще удобнее контролировать текущие открытые счета: если на одном и том же столе открыто несколько счетов, то на плане зала выводится их общая сумма.

Кроме того, теперь, когда официант разделяет гостевой счет, система предложит ему ввести количество гостей, которое будет значится в новом счете. Это сделает отчеты по продажам еще более точными.

Работа с банкетами

Почти во всех ресторанах при заказе банкета требуется внести депозит. Случается, что к концу мероприятия гости не успевают израсходовать все внесенные деньги (например, на торжество пришли не все приглашенные), и в этом случае ресторан возвращает неизрасходованный депозит. Tillypad 9.5 поможет вам быть предупредительными: при закрытии банкета система сама напомнит о неизрасходованном лимите и предложит вернуть средства.

Обновление пользовательского интерфейса

В версии Tillypad 9.5 изменилось поведение панели окон. Панель закрепленных окон преобразована в панель открытых окон, где закрепляются все открытые окна и карточки. Все открытые окна можно закрыть одновременно с помощью комбинации Ctrl + Del.

Все новые возможности станут доступными после обновления системы.