«Под колпаком» — автоматизация в действии

Современная система, позволяющая централизованно управлять всеми ресурсами компании, поможет обеспечить потенциал для развития бизнеса

«Под колпаком» — автоматизация в действии
Сегодня автоматизация — не дань моде, а объективная необходимость. Грамотные рестораторы понимают, что без качественной системы, отслеживающей все процессы, невозможно организовать стабильную работу предприятия. Наибольшей популярностью пользуются IT-программы, которые позволяют автоматизировать основные функции, как правило, продажи и склад. Кризис же заставил задуматься о том, как сохранить максимальную эффективность, постоянных гостей, получить необходимые оборотные средства. Современная информационная система, позволяющая централизованно управлять всеми ресурсами компании, — та соломинка, которая поможет обеспечить потенциал для развития бизнеса.

Сергей ЗАБАШТА, директор по информационным технологиям YUM! Restaurants International Russia:

— Автоматизация ресторанов — только часть системы контроля и учета компании. С одной стороны, есть базы, которые помогают справиться с потоком информации из заведений и оптимизировать бизнес-процессы. С другой — существуют IT-системы головного офиса. Если первые условно можно отнести к классу front-end системы — они непосредственно обращены к гостям, то вторые — back-end системы, аккумулирующие информацию из ресторанов. На основе этих данных делаются определенные выводы, составляются аналитические отчеты, топ-менеджмент руководствуется ими при принятии решений.

В этих двух областях существуют свои классы систем с различными задачами, но они работают вместе — одна без другой бессмысленна. 

Возвращаясь к ресторанам, мы можем выделить ключевой элемент с точки зрения IT-систем — это кассовая система, программно-аппаратный комплекс, которые позволяют осуществлять продажи нашей продукции гостям. Здесь очень важен учет, поскольку кассы должны быть интегрированы в общую инфраструктуру, данные с них поступают в центральный узел, условно говоря, консолидирующий сервер, куда аккумулируется вся информация с касс всех ресторанов с учетом географической распределенности нашей сети. Благодаря этому мы знаем, сколько продали определенного продукта за день или месяц. На основе таких данных можно строить ключевые показатели бизнеса, отслеживать их и ориентироваться по ним при принятии значимых решений: какой ресторан закрыть, какой открыть, где поощрить ресторан за успешные результаты и т.п.

Помимо кассовой системы немаловажный элемент ресторанной IT-инфраструктуры — логистическая IT-система, которая обменивается информацией с кассовой системой и отвечает за логистику, инвентаризацию и поставку сырья, а также позволяет отслеживать превращение сырья в готовую продукцию. Данная логистическая система дает возможность вести учет и отслеживать полный цикл производства, то есть процесс перехода сырой продукции в готовую. При этом система служит источником информации по всем процессам, связанным с логистикой, и на ежедневной основе мы можем отследить, сколько продуктов ушло для производства определенного количества готовых блюд. Это основной инструмент для планирования закупок, поскольку в ресторанах KFC разные объемы продаж, отличающиеся изо дня в день.

В ресторанах KFC используется уникальный специальный продукт, позволяющий планировать загрузку персонала на месяц вперед. С помощью особого алгоритма программа организует рабочее расписание сотрудников таким образом, чтобы оно оптимально соответствовало их пожеланиям. На основе этой информации мы оптимизируем трудозатраты до 15 процентов. Система позволяет добиться полной прозрачности бизнес-процесса.

Выбирая программное обеспечение, мы исходим из того, что продукт прежде всего должен отвечать тем строгим стандартам, которые установлены для бизнес-процессов нашей сети во всем мире. В разных странах KFC использует аналоговые системы местных разработчиков, так как в них учитывается законодательство конкретного государства. Есть некие уникальные базовые принципы бизнес-процесса KFC, но автоматизацию этого ноу-хау можно организовать при помощи разных систем, и в каждой стране они выбираются исходя из решений локального рынка.

Как правило, на рынке нет такого предложения по автоматизации, которое бы позволяло покрыть весь спектр необходимых процессов. Определенные компании точечно концентрируются на конкретных аспектах. Некоторые системы могут совмещать в себе решения нескольких бизнес-задач, но единой IT-системы, покрывающей все бизнес-процессы компании, не существует. И большинство компаний идут как раз по пути интеграции различных IT-систем, создают свою инфраструктуру из блоков, где может быть центральная часть в виде ERP-системы, интегрируя ее с другими специализированными решениями. Такой подход работает намного эффективнее и надежнее.


Леонид КОМИССАРОВ, совладелец ресторанов Light Cafe и Open Bar:

— Каждый ресторатор заинтересован в том, чтобы укрепить свои позиции на рынке и удержаться на плаву. Между тем ярких и интересных проектов год от года становится все больше, а в условиях высокой конкуренции удержать клиентов стоит немалых усилий. Сегодня сочетание скорости работы и качества услуг в заведении стало реальным благодаря возможностям автоматизации ресторана. Первую такую систему мы внедрили еще в 2004 году. В 2008-м, когда разразился мировой экономический кризис и ситуация на рынке изменилась, мы почувствовали необходимость реформировать наше управление и, соответственно, приняли решение перейти с прежней системы на новую, с более широким функционалом.

iiko тогда только появилась — мы сразу оценили такие ее преимущества, как возможность своевременно внедрять новые единые стандарты, иметь доступ ко всей отчетности, удаленно управлять закупками и товарооборотом, контролировать закупочные цены, руководить работой персонала. Одно из отличий системы — в ней есть встроенный финансовый модуль, который позволяет учитывать все доходы и расходы. С переходом на iiko мы смогли увеличить прибыль в два раза за счет сокращения издержек, а также во многом благодаря тому, что она позволила учитывать все финансовые потоки и контролировать параметры деятельности заведения. Видеонаблюдение, отчетность в режиме реального времени помогают в короткие сроки уменьшить объем недополученной прибыли.

Конечно, это обходится недешево. Сейчас на рынке существуют три большие системы автоматизации ресторанов — iiko, R-Keeper и Tillypad XL. Все они являются высокотехнологичными программными комплексами, позволяющими эффективно управлять бизнес-процессами как одного предприятия, так и сети ресторанов вне зависимости от их формата и местоположения. Их цена примерно одинаковая. Могу сказать, что все расходы по их установке окупаются. Система не требует особого ухода и обслуживания, во всяком случае, хлопот с ней не больше, чем с обычными компьютерами. Обучение сотрудников берут на себя компании-разработчики. Например, наши работники перешли на новую программу достаточно легко, ведь ее отличает удобный, легко настраиваемый, интуитивно понятный интерфейс.


Антон СМОРУГОВ, руководитель сервисной службы IT-отдела компании Amrest в России (Санкт-Петербург):

— В нашем первом ресторане, в далекие 90-е годы, не было какой-то определенной автоматизированной системы, тогда мы еще работали с несколькими небольшими программами, напоминающими современный Excel. Когда в 1998-м компания стала расширяться, пришло осознание, что без автоматизации сети и всех сопутствующих процессов дальнейшее развитие просто невозможно. В то же время все понимали: чтобы управлять большим числом заведений, требуется единая централизованная система, которая позволит контролировать все бизнес-процессы, работу точек продаж и подразделений головного офиса, а также связывать их между собой. Еще одна немаловажная причина — необходимость видеть онлайн результаты работы по всем филиалам в любое удобное для нас время.

В тот период наши интересы были представлены только в Северо-Западном регионе, и рынок автоматизации значительно отличался от сегодняшнего. Была проделана большая работа по поиску и выбору поставщика услуг, и в конечном итоге выбор остановили на компании «Компьютерно-Кассовые Системы» (KKC). Обладая молодым и перспективным отделом разработчиков, а также подготовленными системными специалистами, ККС смогли заинтересовать высшее руководство нашей компании своими возможностями и смелыми идеями, которые они готовы были реализовать для нас. Они предложили полный спектр услуг: внедрение новых решений и разработку программного обеспечения Intellect Style для автоматизации бизнеса, поставку самого современного оборудования, а также обучение специалистов нашей компании. Начало сотрудничеству было положено в 1998 году.

Конечно, процесс внедрения единой централизованной системы был сопряжен с некоторыми сложностями. Написание и интеграция бизнес-процессов, технические решения, а также обучение персонала — все это потребовало больших усилий. На протяжении года вносились изменения, доработки и улучшения. В конечном итоге компания KKC учла все пожелания и в установленный срок адаптировала свою систему Intellect Style под наши требования. Думаю, такое успешное сотрудничество помогло улучшить функционал и надежность программы в целом, а также сделало ее более простой и доступной для пользователей.

Сложно ли было работникам применять систему? Любые изменения всегда вызывают некие трудности. На сегодняшний день внедрение не составляет никаких проблем, занимает не более недели, а обучение новых сотрудников проходит в минимально короткие сроки. Если говорить о комплексе back office, конечно, он обладает более серьезным функционалом, но, как правило, новые работники осваивают его за месяц.

Внедрение автоматизации ККС дало нам возможность увеличить скорость и качество обслуживания, быстро открывать новые торговые точки, исключить злоупотребления персонала и риски, связанные с человеческим фактором, а также эффективно управлять всеми процессами в компании. Несомненно, вышеперечисленные факты позволяют нам положительно влиять на финансовую составляющую, снижать затраты и увеличивать прибыльность нашего бизнеса.


Вячеслав ТАРАНОВ, совладелец сети ресторанов «Хоум-бар», консультант, бизнес-тренер:

— Я точно знаю, что без серьезной системы автоматизации контроль в ресторане невозможен, а злоупотребления со стороны  персонала безграничны. Единый программный комплекс станет незаменимым помощником в организации грамотного управления, позволит в режиме онлайн иметь доступ ко всей отчетности, удаленно управлять закупками и товарооборотом, отслеживать закупочные цены.

Все наши рестораны объединены в сеть. В первых числах каждого месяца проводим инвентаризацию заведений и благодаря автоматизации всей сети 2—3-го числа имеем готовый отчет о прибыли и убытках за предыдущий период, что дает нам возможность мгновенно реагировать, выстраивать управленческие решения.

Система iiko, которую мы применяем, дает возможность управлять компанией абсолютно прозрачно, что важно для бизнеса в целом, для каждого из его совладельцев, акционеров и управляющих.

Подобные программы позволяют справедливо оценивать персонал. Можно видеть, кто сколько часов отработал, какой оборот сделал. Это помогает эффективнее управлять штатом: повышать уровень дисциплины, мотивировать, получать актуальные сведения о возникающих проблемах в коллективе и многое другое.

Конечно, внедрение такой системы затратное, но окупается очень быстро. На опыте своего предприятия знаю, что мы сделали абсолютно правильный выбор. Установили сложную автоматизацию, которая позволила эффективно управлять рестораном, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала. Главное, появляется уверенность в том, что ты знаешь почти все о своем бизнесе. Исходя из опыта сотрудничества с иностранными компаниями, знаю, что без подобных систем они не работают. Как специалист, который консультировал множество ресторанов от Одессы до Южно-Сахалинска, могу достоверно заявить, что после автоматизации прибыль в ресторанах возрастает на 20—30 процентов. Когда я помогаю клиентам делать стартапы, а они не собираются автоматизировать предприятие, моя задача — отговорить их в принципе заниматься этим бизнесом.


Георгий ТАШКЕР, совладелец [цурцум]кафе:

— В ресторанном бизнесе я уже 13 лет. По специальности — инженер-электронщик, поэтому технологии автоматизации предприятий питания мне интересны. Долгое время я работал с системой R-Keeper, но она не вполне удовлетворяла мои потребности как управляющего и владельца заведения. Когда пять лет назад мне показали iiko, я сразу понял, что это инновационный комплекс, который позволит отслеживать все процессы деятельности ресторана.

Почти 90 процентов заведений Москвы все еще ведут расчеты вручную в Exсel и допускают много ошибок. Знаю это не понаслышке, поскольку преподаю автоматизированные системы управления в одном из московских вузов и накопил уже немалый опыт.

Мы установили программу iiko в 2008 году. Первое время она была еще сырой, но спустя полгода все наладилось. Программа развивалась, добавлялись разные модули, которые сейчас очень успешно используются. Например, у нас даже на кухне стоят терминалы, и повара с их помощью передают официантам сообщения о том, что блюдо готово и его можно забирать. Таким образом, еда не стынет в ожидании, а подается гостю на стол горячей.

Есть и более интересные нюансы. Например, наша программа позволяет задавать музыкальный фон в нужном режиме и громкости. Тем самым мы можем уделять больше внимания и времени гостям, а не техническим деталям.

Сократились расходы на персонал. В офисе работают всего лишь три сотрудника, которые обслуживают три заведения. Это большой успех. Также снижается риск ошибок по причине человеческого фактора. Добавлю, что в моей компании каждый работник имеет электронную карточку, фиксирующую его приход и уход.

Я проводил сравнительный анализ прежней системы (когда мы считали зарплату вручную) и нынешней. Сокращение издержек на ошибках благодаря автоматизации составляет около 10 процентов от фонда оплаты труда. В эквиваленте в рублях это 60—100 тысяч рублей ежемесячно — существенная сумма для среднего заведения. Общая прибыль выросла на 5 процентов. Это мы нашли в зарплате, правильном учете себестоимости продуктов, товародвижении. Программа позволяет сравнивать цены, прайс-листы разных поставщиков и отслеживать их изменения.

Сейчас разработчики iiko совершенствуют свою систему, и я помогаю им. Например, стало возможным для клиента делать заказ на сайте, и эта информация сразу же попадает к менеджеру. Наш сотрудник перезвонит заказчику и сообщит, когда заказ будет готов. Это позволит гостю сэкономить время.

Большинство заведений общепита для быстроты обслуживания переходят на работу со всевозможными планшетами: их дают гостям либо сами сотрудники пробивают в них заказы. iiko сейчас разрабатывает мобильные приложения, с помощью которых человек сможет сделать заказ на то время, когда он рассчитывает добраться до ресторана. Это выгодно и для клиента, не теряющего зря времени в ожидании блюда, и для нас, поскольку за свободным столом мы можем в это время обслужить других гостей.

Интересна разработка в части промоушена — iiko. net. Она дает возможность воспользоваться виртуальным кошельком. Бонусы будут начисляться гостю не на карту, а на номер телефона. Такие мобильные скидки позволяют клиентам расплачиваться рублями iiko.net не только в нашем заведении, но и у наших партнеров. Мы, например, взаимодействуем с магазином косметики «Космотека». На деньги, потраченные в этом магазине, будут начисляться бонусы, которые можно использовать не только в «Космотеке», но и у нас. Гостю это очень приятно, потому что он тратит не свои деньги, а накопленные бонусы. Это позволяет увеличивать обороты и повышать лояльность клиентов. Преимущества iiko.net уже оценили около 600 тысяч человек по всей России.


Василий ЛАВРОВ, владелец ресторанов «Марсель», Booze Bub, Cannaille:

— С ростом числа заведений неизбежно сталкиваешься с проблемой контроля их работы. Это и вопросы унификации отчетности, и единые правила отражения всех хозяйственных операций. Нам очень помогло внедрение единой управленческой программы БИТ:Ресторатор от компании «ПервыйБИТ». При этом нам не потребовалось менять кассовую и складскую системы, в которые мы вложили деньги раньше. Теперь сотрудники на местах заносят все данные в единую базу. Отчеты, которые мне нужны для анализа работы предприятий, я могу увидеть в любой момент, подключившись к базе через интернет. Мы больше не тратим время на сведение отчетов, и я получаю их сразу по окончании месяца, хотя оперативные данные могу видеть всегда. 

Опубликовано:
//

Рекомендуем

Как выбирать

Увидеть инновации кофейного мира в одном месте – это реально!

Руководитель выставки Moscow Coffee & Tea Expo Михаил Субботин расскажет про возможность увидеть все новинки кофейной индустрии, собранные на одной выставке, Александр Цыбаев, представитель компании «Мадиан», подробно опишет в каких направлениях развивается индустрия, а представитель компании Alpha Dominche Виталий Козлов поделится секретами одной из новинок, которая уже сейчас меняет представление о приготовлении напитков.
Как выбирать

Гриль-оборудование: какое выбрать?

Обзор оборудования для гриля и барбекю
Технологии

Как контролировать работу склада

Опыт работы фабрики-кухни «Братьев Караваевых»
Технологии

Автоматизация ресторанов: свежие тренды

Игроки специализированного IT-рынка размышляют о ближайшем будущем рынка автоматизации ресторанов
Технологии

Как не только выжить, но и процветать в эпоху кризиса?

Как отличить бесполезные рекламные трюки от действительно ценных предложений? Ответ есть у Jowi